Plan de conformité

PLAN DE CONFORMITÉ MEDICAID ET POLITIQUES 2024

Pour joindre le responsable de la conformité et de l'éthique, Mark Kiss,

Veuillez appeler le 646-891-1425, poste 123, envoyer un e-mail à complianceofficer@amazinghc.com ou appeler la ligne d'assistance téléphonique gratuite et anonyme d'Amazing dédiée à la conformité et à l'éthique.

1-800-715-7021

INTRODUCTION ET DÉCLARATION

DE L'AUTORITÉ GOUVERNANTE

Amazing Home Care Services, LLC (« Amazing »), y compris ses membres dirigeants (l'«Autorité dirigeante ») et les membres de son équipe de direction, s'engagent à se conformer aux normes commerciales et éthiques les plus strictes, ainsi qu'à toutes les lois et réglementations fédérales et étatiques applicables, aux exigences des programmes de soins de santé, aux pratiques acceptées dans le secteur, aux normes professionnelles qui s'appliquent et ont une incidence sur Amazing dans la prestation de services, la documentation, la facturation et les activités quotidiennes d'Amazing et de ses employés et agents (collectivement,les « réglementations »)[1]. Amazing estime que la meilleure méthode pour garantir la cohérence et le respect des Règlements applicables, et pour éviter la fraude, le gaspillage et les abus, consiste à établir et à mettre en œuvre un programme de conformité solide et efficace (le «Programme de conformité »ou le «Programme »).

Le programme de conformité comprend plusieurs éléments fondamentaux qui fonctionnent en tandem pour aider à prévenir, détecter et dissuader efficacement les actes répréhensibles et promouvoir la qualité des soins. Le programme constitue la politique officielle de l'entreprise et toute personne travaillant pour Amazing ou associée à Amazing à quelque titre que ce soit, y compris, mais sans s'y limiter, les propriétaires, les exploitants, les cadres, les dirigeants, les administrateurs, les membres des organes directeurs, les administrateurs, les gestionnaires, les employés, les entrepreneurs, les sous-traitants, les entrepreneurs indépendants, les médecins, les fournisseurs, les vendeurs, les agents, les personnes nommées, les associés commerciaux, les stagiaires et les bénévoles (collectivement,les « personnes concernées »)[2] – doit se conformer à ses directives comme condition préalable à toute relation avec Amazing.[3] Les composantes du programme de conformité sont conçues pour (a) prévenir la non-conformité involontaire et intentionnelle aux réglementations applicables ; (b) favoriser la détection des cas de non-conformité s'ils se produisent ; (c) sanctionner les contrevenants le cas échéant ; et (d) sensibiliser les personnes concernées à l'importance de la conformité et aux politiques et procédures de conformité d'Amazing. Le programme de conformité est conçu pour faire partie intégrante de tous les aspects des activités d'Amazing, y compris la facturation, les paiements, les services commandés, la nécessité médicale, la qualité des soins, la gouvernance, les déclarations obligatoires, l'accréditation, la supervision des entrepreneurs, sous-traitants, agents ou entrepreneurs indépendants, et d'autres domaines à risque identifiés par Amazing grâce à son expérience organisationnelle (collectivement,les « domaines à risque »).

Le programme de conformité n'est pas destiné à traiter des actes ou incidents isolés, pour lesquels l'entreprise a mis en place des canaux et des procédures. C'est lorsque ces canaux et procédures eux-mêmes suscitent des inquiétudes ou présentent des défaillances que la conformité intervient et s'efforce d'améliorer ou de remplacer le système en question. L'utilisation du programme de conformité de cette manière, dans l'ensemble des opérations, permettra à Amazing de prévenir, détecter et résoudre les comportements non conformes aux normes juridiques, morales ou professionnelles, ainsi que les lacunes dans les processus de l'entreprise. Le programme de conformité est également conçu pour aider Amazing à réduire ou à éliminer de manière proactive les risques potentiels et à anticiper les faiblesses et les inefficacités potentielles des systèmes de l'entreprise. Ces avantages contribueront à leur tour à garantir que Amazing se conforme à la loi et évite ainsi les poursuites pénales, la responsabilité civile et les sanctions administratives, ainsi que les amendes, les pénalités et l'exclusion de la participation aux programmes de soins de santé, qui peuvent être imposées aux personnes et/ou entités qui ne le font pas. Parmi les autres fonctions utiles d'un programme de conformité efficace, on peut citer : une plateforme permettant à Amazing de démontrer son engagement en faveur de soins de qualité supérieure et de valeurs éthiques ; une méthode permettant de détecter les problèmes à un stade précoce, avant qu'ils ne s'aggravent ; un outil permettant de répondre aux questions et de réagir aux problèmes ; un moyen de diffuser des informations sur les lois, les réglementations et les pratiques du secteur ; et un mécanisme permettant d'améliorer la communication interne. Enfin, ce programme de conformité nous aidera à réaliser notre mission en facilitant notre recherche de soins de haute qualité, compatissants et rentables, et en éliminant tout ce qui pourrait les compromettre ou les nuire.

Le présent plan et les politiques de conformité Medicaid (« plan de conformité ») décrivent les composantes du programme de conformité ainsi que les rôles et responsabilités des personnes concernées dans le cadre de ce programme. Chaque personne concernée joue un rôle important en aidant Amazing à remplir sa mission, qui consiste à fournir à chaque patient dûment certifié et éligible les soins et/ou services nécessaires, tout en respectant la loi et en maintenant une culture éthique. Amazing désignera une personne qui occupera le poste de responsable de la conformité et de l'éthique (« CCO »). Le CCO, en collaboration avec le comité de conformité et d'éthique (« CEC »), sera le point central du programme de conformité d'Amazing et sera responsable des opérations quotidiennes du programme de conformité. Toute personne et toute entreprise ayant une relation d'emploi ou de service avec Amazing doit recevoir et examiner le plan de conformité, en intérioriser les principes et, en fin de compte, en appliquer les préceptes et l'esprit, en faisant preuve de bon sens, de manière appropriée, aux nombreux scénarios qui se présenteront dans l'exercice de ses responsabilités.[4]

Bien que ce plan de conformité puisse sembler assez complet, il ne s'agit pas d'une compilation exhaustive des réglementations applicables, et ce n'est pas son objectif. Il vise plutôt à vous sensibiliser aux principales questions juridiques et éthiques qui peuvent se poser et à servir de cadre de référence en matière de morale, de normes et de lignes directrices que chaque personne concernée doit intérioriser afin que ses préceptes et son esprit puissent être appliqués avec prudence aux conditions particulières d'Amazing et utilisés dans les nombreuses situations différentes – et souvent imprévisibles – auxquelles vous pouvez être confronté dans l'exercice de vos responsabilités. Cette polyvalence doit s'appliquer non seulement aux nombreuses circonstances auxquelles les principes du programme de conformité doivent être appliqués, mais aussi aux principes eux-mêmes, car le plan de conformité et le programme de conformité global doivent être périodiquement mis à jour et modifiés afin de refléter l'évolution des lois, des risques de conformité, des normes professionnelles et des développements sur le terrain.

Amazing reconnaît les difficultés potentielles liées à la compréhension complète des directives énoncées dans le présent plan de conformité et à la connaissance de la manière de les appliquer correctement, ainsi que de leurs principes sous-jacents. Nous vous invitons donc à demander conseil à vos supérieurs hiérarchiques, au personnel chargé de la conformité et/ou à la ligne d'assistance téléphonique dédiée à la conformité et à l'éthique pour obtenir des instructions supplémentaires.

1. POLITIQUES ET PROCÉDURES ÉCRITES

   Amazing maintient des politiques et des procédures écrites qui articulent (a) l'engagement et l'obligation d'Amazing à : se conformer à toutes les réglementations applicables aux zones à risque ; (b) décrire les attentes en matière de conformité, telles que définies dans les normes de conduite ; (c) documenter et décrire la mise en œuvre et le fonctionnement continu du programme ; (d) fournir des conseils aux personnes concernées sur la façon de traiter les problèmes de conformité potentiels ; (e) identifier les méthodes et procédures pour communiquer les problèmes de conformité au personnel de conformité approprié ; (f) décrire la façon dont les problèmes de conformité potentiels sont examinés et résolus ; et (g) décrire les procédures pour documenter l'examen des problèmes de conformité et la résolution ou l'aboutissement.

   Des copies du plan de conformité et des politiques et procédures applicables seront fournies à toutes les personnes concernées dès leur entrée en fonction (dans le cadre du processus d'orientation) ou dès leur association avec Amazing (pour les sous-traitants), ainsi qu'en cas de modification ultérieure. Des copies du plan de conformité et d'autres documents relatifs à la conformité seront mis à la disposition des patients, des membres de leur famille et des visiteurs, notamment par le biais d'informations publiées sur le site web d'Amazing.

   Toutes les politiques et procédures qui mettent en œuvre ou influencent les composantes du présent plan de conformité ou qui ont une incidence importante sur les domaines à risque sont examinées et approuvées par (1) le BCC et le CEC, et (2) l'autorité gouvernante.

   1. Le plan de conformité.

      Les éléments fondamentaux du programme de conformité ainsi que ses fonctions, politiques et procédures sont décrits dans le présent plan de conformité. Le plan de conformité vise à refléter l'engagement d'Amazing et de son autorité de tutelle à se conformer à toutes les réglementations applicables, y compris la partie 521-1 du 18 NYCCR («réglementations de conformité OMIG »). Le présent plan de conformité constitue la politique officielle de l'entreprise.

      Le présent plan de conformité s'applique aux sous-traitants, agents, sous-traitants et entrepreneurs indépendants d'Amazing (collectivement,les « sous-traitants ») dans la mesure où les services fournis par ces sous-traitants concernent un ou plusieurs domaines à risque. Tous ces sous-traitants recevront une copie du présent plan de conformité et de toutes les politiques d'Amazing relatives aux domaines à risque pertinents pour l'exécution des obligations contractuelles du sous-traitant. Tous les sous-traitants sont tenus de confirmer chaque année qu'ils ont reçu, lu, compris et accepté de se conformer au présent plan de conformité. Les sous-traitants peuvent satisfaire à cette exigence en mettant en œuvre au sein de leur propre organisation un plan de conformité qui satisfait aux exigences de la loi sur les services sociaux de New York § 363-d, à condition qu'Amazing ait le droit de contrôler le fonctionnement et les performances du plan de conformité du sous-traitant, et que le sous-traitant soit tenu d'informer Amazing en temps utile de tout cas de non-conformité et de tout paiement excédentaire identifié qui concerne ou implique la relation du sous-traitant avec Amazing. Ces exigences doivent être stipulées dans le contrat ou l'accord écrit conclu avec ledit sous-traitant. Les dispositions relatives à ce qui précède doivent être intégrées dans les nouveaux contrats et doivent être intégrées dans les contrats existants lors de leur renouvellement ou en cas de modification.

      Le présent Plan de conformité et ses politiques et procédures seront examinés par le CCO, le CEC et l'Autorité gouvernante au moins une fois par an afin de déterminer (a) si ces politiques et procédures écrites ont été mises en œuvre ; (b) si les personnes affectées adhèrent à ces politiques et procédures ; (c) si ces politiques et procédures sont efficaces ; et (d) si des mises à jour de ces politiques et procédures sont nécessaires. Le présent plan de conformité et les politiques et procédures d'Amazing seront mis à jour si nécessaire à l'issue de cet examen.

      Le plan de conformité ne constitue pas un contrat de travail ou tout autre type de contrat, et ne doit pas être interprété comme une promesse de maintien de l'emploi ou de toute autre relation.

   2. Normes de conduite.

      Amazing s'efforce de maintenir le plus haut niveau de normes professionnelles et éthiques dans la conduite de ses activités, et accorde la plus grande importance à sa réputation d'honnêteté, d'intégrité et de normes éthiques élevées. Ces principes sont incarnés dans les normes de conduite officielles adoptées par l'autorité dirigeante d'Amazing. Les normes de conduite constituent en quelque sorte une constitution, fournissant un cadre fondamental aux idéaux d'Amazing et transmettant un résumé des attentes de l'entreprise envers ceux qui sont employés par Amazing ou qui interagissent avec elle. Les normes de conduite cristallisent ces idéaux et ces attentes en principes paradigmatiques, en lignes directrices et en contrôles internes. Une copie des normes de conduite d'Amazing est jointe en annexe sous le nom de pièce A.

      Les normes de conduite seront distribuées à toutes les personnes concernées. Les personnes concernées autres que les sous-traitants sont tenues de certifier, lors de leur embauche et chaque année par la suite, qu'elles ont lu, compris et accepté de se conformer aux normes de conduite. Les sous-traitants soumis à ce programme de conformité sont tenus de certifier, lors de la signature de tout contrat ou accord avec Amazing, qu'ils (1) disposent de normes de conduite internes qui protègent contre la fraude, le gaspillage et les abus, en mettant l'accent sur la conformité, ou (2) acceptent de se conformer aux normes de conduite d'Amazing dans l'exécution de leur contrat avec Amazing pendant toute sa durée.

      Les normes de conduite seront examinées par le CCO, le CEC et l'autorité gouvernante, au moins une fois par an, afin de déterminer (a) si les normes de conduite ont été mises en œuvre ; (b) si les personnes concernées respectent les normes qui y sont énoncées ; (c) si ces normes sont efficaces ; et (d) s'il est nécessaire de mettre à jour les normes de conduite. Les normes de conduite seront mises à jour si nécessaire, après examen, afin de garantir qu'Amazing respecte les normes de conformité les plus strictes possibles. Toute modification des règles de conduite sera approuvée par l'autorité dirigeante et distribuée aux personnes concernées.

   3. Politiques et procédures opérationnelles relatives à la facturation et à l'intégrité des paiements.
      1. Politiques relatives à la soumission des demandes de remboursement, à la facturation et aux paiements. Amazing a pour politique : (i) de fournir une documentation suffisante et en temps opportun pour tous les services, y compris les services sous-traités, avant la facturation, afin de garantir que seuls les services exacts et correctement documentés sont facturés ; (ii) de ne soumettre des demandes de remboursement que lorsque la documentation appropriée est conservée, correctement organisée sous une forme lisible et disponible pour audit et examen ; (iii) rémunérer le personnel du service de facturation et les consultants en facturation uniquement d'une manière qui n'offre aucune incitation financière à soumettre des demandes de remboursement, qu'elles répondent ou non aux critères de couverture applicables pour le remboursement ou qu'elles représentent fidèlement les services rendus ; et (iv) établir et maintenir un processus d'examen des demandes avant et après leur soumission afin de garantir que les demandes de remboursement soumises représentent fidèlement les services médicalement nécessaires réellement fournis, qu'elles sont étayées par une documentation suffisante et qu'elles sont conformes à tous les critères de couverture applicables en matière de remboursement (y compris, sans limitation, le sous-chapitre E du 18 NYCRR, le cas échéant, et la partie 766 du 10 NYCRR). En prévision des demandes de remboursement adressées à Medicaid, les services doivent être évalués quant à leur pertinence et doivent être conformes au plan de soins du patient.

      Sans limiter la portée de ce qui précède, Amazing et toutes les personnes concernées doivent se conformer aux directives suivantes en matière de soumission des demandes et de facturation :

      1. Respect des réglementations en matière de facturation et de soumission des demandes de remboursement. Toutes les personnes concernées impliquées dans la facturation et la soumission des demandes de remboursement doivent respecter toutes les réglementations applicables en matière de facturation et de soumission des demandes de remboursement. Il est strictement interdit de falsifier la véracité des documents de facturation, de codage ou de remboursement.
      2. Respect des réglementations en matière d'assurance. L'Amazing doit respecter les réglementations en vigueur en matière d'assurance, y compris, mais sans s'y limiter, la facturation aux patients du ticket modérateur et de la franchise applicables[5] et l'acceptation du paiement Medicare et/ou Medicaid applicable pour les articles et services couverts en tant que paiement complet, sauf exception valable.
      3. Nécessité médicale et autorisation appropriée. Amazing ne facturera que les services d'assistance médicale qui étaient médicalement nécessaires, tels que déterminés et prescrits par un professionnel de santé compétent, sur la base des conditions cliniques spécifiques des patients et après avoir procédé aux évaluations requises.^[6] Les demandes de remboursement ne seront soumises que pour les services pour lesquels Amazing dispose d'une documentation d'autorisation par un médecin ou un autre clinicien autorisé, conformément à la loi applicable, et qui sont conformes au plan de traitement du patient (10 NYCRR Partie 766).
      4. Plan de soins. Amazing doit prendre toutes les mesures nécessaires pour s'assurer qu'un plan de soins est élaboré conformément à l'autorisation. Le plan de soins doit être daté et signé, puis révisé et mis à jour conformément à la législation en vigueur. (10 NYCRR Partie 766.3).
      5. Services vérifiés/documentés. Amazing ne facturera que les services d'assistance médicale qui ont été effectivement fournis aux patients éligibles, conformément à leur demande. Une documentation appropriée, adéquate, précise et actualisée, à l'appui du codage et de la facturation, doit être conservée conformément à la réglementation et sous une forme aussi organisée, lisible et accessible que possible. Tous les services pour lesquels un remboursement est demandé doivent être fournis et documentés conformément aux règlements du département de la santé de l'État de New York (« DOH ») (10 NYCRR § 766.12).

      L'engagement d'Amazing envers des pratiques de facturation et de remboursement appropriées peut obliger le service d'assurance qualité (« QA ») à faire appel aux services de certains membres du personnel de l'entreprise, du CEC et/ou de consultants ou de sous-traitants, selon le cas, afin de contrôler, surveiller et/ou examiner les procédures et les systèmes pour en vérifier l'exactitude, la légitimité et l'efficacité au nom du service QA. Le service AQ peut également faire appel au CEC et/ou à d'autres personnes pour la collecte et l'analyse de certaines données de facturation et de remboursement dans le cadre des efforts continus d'Amazing pour détecter les vulnérabilités et améliorer les processus.[7]

      Toute incohérence dans la documentation ou tout signalement d'irrégularité concernant l'élaboration et la soumission des demandes de remboursement fera l'objet d'une enquête par le CCO. Si des erreurs ou des irrégularités dans l'élaboration et la soumission des demandes de remboursement sont avérées, Amazing procédera au remboursement nécessaire et la ou les personnes responsables feront l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller d'une nouvelle formation à un licenciement.

      2. Déclaration et remboursement des trop-perçus. Amazing doit identifier, enquêter, signaler et rembourser les trop-perçus conformément aux exigences applicables et à la politique suivante en matière de trop-perçus. Si une personne concernée identifie ou soupçonne la réception d'un trop-perçu potentiel ou le détournement, la conversion ou la rétention abusive de prestations de santé et/ou de fonds publics, elle est tenue de signaler immédiatement cette information ou ce soupçon au CCO, à un membre du CEC et/ou à la hotline.[8]
         1. Objet.

            Mettre en place un processus permettant de signaler, de rembourser et d'expliquer tout trop-perçu de fonds Medicaid dans les soixante (60) jours suivant son identification, conformément à la législation fédérale et étatique. Un trop-perçu comprend tout montant dont le paiement n'est pas autorisé dans le cadre du programme Medicaid, qu'il résulte d'une déclaration de coûts inexacte ou incorrecte, d'une demande de remboursement abusive, de pratiques inacceptables, d'une fraude ou d'un abus. Les trop-perçus peuvent inclure, sans s'y limiter :

            • Paiements en double
            • Paiements pour des dates de service incorrectes
            • Montants de paiement incorrects
            • Responsabilité du payeur incorrecte/Coordination des prestations (COB)
            • Une simple erreur de facturation
            • une violation du False Claims Act, des lois Stark ou Anti-Kickback, ou du Civil Monetary Penalties Statute (loi sur les sanctions pécuniaires civiles), ou
            • Autres raisons pour lesquelles Amazing peut ne pas avoir droit au paiement.
         2. Responsabilité.

            Toutes les personnes concernées sont tenues de signaler rapidement à l'OCC les cas potentiels ou réels de non-conformité, y compris ceux qui peuvent donner lieu à des trop-perçus, dès que le trop-perçu ou le trop-perçu potentiel est identifié. L'OCC est chargé de mener ou de superviser une enquête appropriée et de veiller au respect de cette politique et de toutes les exigences de l'ACA (définies ci-dessous) et de l'OMIG en matière de déclaration des trop-perçus (18 NYCRR Part 521-3).

         3. Procédures.

            Tous les trop-perçus de fonds Medicaid découverts par Amazing doivent être signalés, retournés et expliqués par écrit dans les soixante (60) jours suivant la date à laquelle ils ont été identifiés, comme l'exige la section 6402(a) de l'Affordable Care Act de 2010 ("ACA") et les lois et réglementations fédérales, étatiques et locales applicables (voir, par exemple, les réglementations de l'OMIG à la partie 521-3). Le fait de ne pas faire preuve d'une diligence raisonnable dans l'identification d'un trop-perçu peut donner lieu à une déduction de connaissance et à des sanctions en vertu de la loi fédérale et de la loi de l'État. Le fait de ne pas signaler et de ne pas restituer en temps voulu un trop-perçu Medicaid peut avoir de graves conséquences, notamment une responsabilité potentielle en vertu de la loi fédérale et de l'État sur les fausses réclamations (False Claims Act), ainsi que l'imposition de sanctions pécuniaires civiles et l'exclusion des programmes fédéraux de soins de santé.

            Tous les trop-perçus potentiels de Medicaid feront l'objet d'une enquête menée par le CCO en collaboration avec le personnel compétent. Si un trop-perçu est identifié, le CCO veillera à ce qu'il soit signalé, remboursé et expliqué à Medicaid conformément aux procédures d'auto-divulgation applicables ou à d'autres procédures autorisées, dans un délai de soixante (60) jours à compter de son identification. Le CCO consultera un conseiller juridique externe avant de déterminer si le trop-perçu doit faire l'objet d'une auto-divulgation.

            Tous les dossiers relatifs au respect de la présente politique par Amazing seront conservés par le CCO conformément à la politique de conservation des dossiers d'Amazing, mais en aucun cas pour une période inférieure à six (6) ans.

      3. Responsabilité civile. Amazing a pour politique de prendre toutes les mesures raisonnables pour déterminer la responsabilité légale des tiers, dans le but, conformément à l'article 1902 de la loi sur la sécurité sociale, de garantir que Medicaid soit le payeur de dernier recours.
         1. Responsabilité.

            Cette politique s'applique à toutes les personnes concernées chargées de la facturation de Medicaid.

         2. Procédures.

            Amazing mettra en œuvre les procédures suivantes conformément à la présente politique :

            • La divulgation des ressources potentielles des tiers sera exigée sur tous les formulaires de demande de remboursement de Medicaid.
            • Une enquête sera menée par le personnel chargé de la facturation afin de déterminer l'existence de tiers potentiels qui pourraient être légalement responsables du paiement des services à facturer, avant de facturer effectivement Medicaid.
            • Tout paiement et/ou remboursement doit être recherché auprès de tous les tiers payeurs potentiels avant de soumettre la demande à Medicaid.
            • Si Amazing reçoit un paiement et/ou un remboursement d'un tiers responsable, les personnes concernées responsables de la facturation doivent : (a) appliquer ce paiement pour réduire toute demande de remboursement de Medicaid ; ou (b) rembourser le programme Medicaid dans les trente (30) jours suivant la réception du remboursement du tiers, si la demande a été soumise avant que la responsabilité du tiers n'ait été établie.

            Citations pertinentes : 42 USC 1396a(a)(25) ; 18 NYCRR § 540.6.

   4. Intégrité des relations avec les employés et les entreprises.

      Les politiques et procédures d'Amazing sont conçues pour préserver l'intégrité des relations entre les employés et l'entreprise. Ces politiques sont décrites ci-dessous.

      1. 1. Prestataires exclus. Conformément aux exigences des lois fédérales et étatiques applicables, y compris les règlements de conformité OMIG pertinents (voir 18 NYCRR Section 521-1.4(g)(3)), Amazing confirmera l'identité et déterminera le statut d'exclusion de toutes les personnes concernées.

         Amazing examinera les bases de données fédérales et nationales suivantes au moins tous les trente (30) jours afin de déterminer le statut d'exclusion des personnes concernées :

         • Base de données des fournisseurs restreints et exclus du Bureau de l'inspecteur général de Medicaid de l'État de New York ; et
         • Liste des personnes et entités exclues établie par le Bureau de l'inspecteur général des services de santé et des services sociaux ; et
         • Système de liste des parties exclues (EPLS).

         Amazing demande aux contractants de se conformer aux dispositions de cette politique en procédant aux vérifications d'exclusion requises pour toutes les personnes employées ou sous contrat avec le contractant.

      2. Politiques et procédures de sélection. Amazing a mis en œuvre les politiques de sélection suivantes, conformément aux meilleures pratiques du secteur, aux réglementations applicables en matière de conformité OMIG et aux autres lois fédérales et étatiques applicables : [9]
         • Tous les employés, employés potentiels et autres personnes concernées, le cas échéant, sont soumis à une vérification d'exclusion mensuelle conformément à la politique d'exclusion d'Amazing énoncée ci-dessus. Amazing interdira l'embauche de personnes qui ne sont pas admissibles aux programmes fédéraux de santé ou au programme Medicaid. L'objectif de cette politique est d'empêcher (a) le paiement par le programme Medicaid de soins médicaux, de services ou de fournitures commandés ou prescrits par toute personne exclue des programmes fédéraux de santé ; et (b) l'implication de ces personnes exclues dans des activités liées à la fourniture de ces soins médicaux, services ou fournitures. Cette politique de contrôle est mise en œuvre de la manière décrite à la section I(D)(1) du présent plan de conformité.
         • Les nouveaux employés ou les employés potentiels doivent faire l'objet d'une vérification initiale afin de déterminer s'ils se livrent à des activités illégales ou à d'autres comportements incompatibles avec les normes de conduite d'Amazing et les objectifs de ce plan de conformité, dans la mesure où les lois fédérales, étatiques ou locales applicables le permettent. L'examen initial comprendra une vérification du casier judiciaire conformément aux règlements du ministère de la Santé et à la politique d'Amazing. Cette vérification initiale doit démontrer qu'Amazing déploie des efforts raisonnables pour s'assurer que le présent Plan de conformité reste efficace.
         • Pour tous les nouveaux employés ayant le pouvoir discrétionnaire de prendre des décisions en matière de conformité ou de superviser la conformité, Amazing procédera à un examen raisonnable et prudent des informations obtenues au cours du processus de candidature, y compris une vérification des références dans le cadre de l'évaluation des candidats à l'emploi chez Amazing.
         • Amazing interdira l'embauche de personnes qui ne satisfont pas à toutes les exigences légales ou réglementaires en matière de prestation de services aux programmes de santé fédéraux ou au programme Medicaid. Avant l'embauche et à intervalles réguliers par la suite, Amazing vérifiera qu'une personne possède toutes les licences, certifications et autres titres requis, et qu'elle a reçu toute la formation nécessaire.
         • Amazing veillera à ne pas déléguer de pouvoirs discrétionnaires importants à des personnes dont elle sait ou devrait savoir qu'elles ont tendance à enfreindre la loi ou le programme. Amazing s'efforcera de ne nommer à des postes de direction que des personnes possédant les qualifications, les capacités et les valeurs appropriées. À cette fin, Amazing peut procéder à des vérifications supplémentaires et dispenser une formation complémentaire aux candidats sélectionnés pour occuper des postes influents.
      3. Lois Stark et anti-rétrocommissions. La détermination d'Amazing à ne prendre aucune décision en matière de soins sans tenir compte des besoins des patients oblige l'entreprise à respecter strictement les lois fédérales et étatiques anti-rétrocommissions et anti-recommandations, tant au sein d'Amazing que parmi ses sous-traitants. 42 U.S.C. § 1320a-7b(b) ; 42 USC § 1395nn ; N.Y. Public Health Law § 238-a. Les personnes concernées ne doivent jamais accepter, offrir, recevoir ou solliciter quoi que ce soit de valeur, directement ou indirectement, dans le but d'inciter ou de récompenser une recommandation passée ou potentielle ou la génération d'activités remboursables par les programmes de santé publics. Cela s'applique à l'acquisition, l'achat, la location ou la commande de tout article ou service de santé et s'applique à la rémunération sous forme d'argent comptant, de commissions, de cadeaux, de gratifications ou de remises accordés à ou provenant de vendeurs, fournisseurs, prestataires de soins de santé ou bénéficiaires ou membres de leur famille, sauf si une exception ou une clause de sauvegarde s'applique en vertu de la loi.[10] Les accords de renvoi réciproque et d'échange peuvent également poser problème dans le cadre des présentes.

         Dans le cadre de l'objectif d'Amazing d'éviter même l'apparence d'irrégularité, Amazing s'efforcera de maintenir des transactions sans lien de dépendance, à la juste valeur marchande et raisonnables d'un point de vue commercial, et s'abstiendra de baser la rémunération des personnes affectées en position de recommander ou de générer des affaires sur le volume ou la valeur des recommandations ou de la génération d'affaires, éliminant ainsi les incitations potentielles aux recommandations illicites, à la surutilisation, aux services inutiles et autres.[Les contrats et les accords conclus avec des services d'orientation réels ou potentiels sont examinés par un conseiller juridique afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux règlements applicables.

         Compte tenu de l'extrême gravité de ce groupe de lois pénales et civiles et de la complexité unique de leur application, les personnes concernées sont encouragées à demander conseil avant d'offrir ou d'accepter quoi que ce soit de valeur sur le lieu de travail - soit directement auprès du CCO ou de l'avocat d'Amazing, soit de manière anonyme via la ligne d'assistance téléphonique pour la conformité et l'éthique.

      4. La conformité comme élément des évaluations de performance. La politique d'Amazing stipule que le respect du présent plan de conformité est un facteur pris en compte dans l'évaluation des performances de toutes les personnes concernées. Les personnes concernées sont tenues, comme condition préalable à tout emploi, contrat ou autre association avec Amazing, de :
         1. Lire et examiner en détail le présent plan de conformité lors de l'embauche et périodiquement par la suite.
         2. Assumer les responsabilités liées à la mise en œuvre des fonctions du présent plan de conformité et participer aux initiatives et activités du programme de conformité, selon leur rôle au sein de l'entreprise. Bien qu'Amazing n'attende pas de toutes les personnes concernées qu'elles deviennent des experts en droit ou en conformité, celles-ci doivent avoir un sens raisonnable du bien et du mal et une compréhension générale des réglementations qui se rapportent directement à leurs responsabilités respectives, au moins suffisamment pour leur permettre de déterminer quand demander conseil.[12] Si une personne concernée estime qu'elle aurait intérêt à obtenir des éclaircissements supplémentaires sur une exigence légale ou réglementaire, sur un aspect du programme de conformité ou sur l'application de ces directives à une situation particulière, il lui incombe de demander conseil à ses supérieurs hiérarchiques ou au personnel chargé de la conformité. Il est également possible de demander conseil de manière anonyme via la ligne d'assistance téléphonique d'Amazing dédiée à la conformité et à l'éthique.[13]
         3. Si une personne concernée a connaissance ou soupçonne une violation de la loi, des normes professionnelles ou du programme, elle est tenue de signaler toutes les informations pertinentes à la ligne d'assistance téléphonique dédiée à la conformité et à l'éthique, qui garantit un anonymat total si elle le souhaite. La personne concernée peut également discuter du problème connu ou soupçonné avec ses supérieurs hiérarchiques et/ou le personnel chargé de la conformité. Le fait de ne pas signaler une violation connue ou soupçonnée constitue en soi une violation du programme et peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.
         4. Certifier qu'ils ont reçu, lu et compris le plan de conformité et qu'ils acceptent de s'y conformer lors de leur embauche et, par la suite, dans le cadre de la formation annuelle à la conformité.
      5. Conflits d'intérêts. Amazing insiste sur le fait que sa mission consistant à fournir des soins de haute qualité ne doit jamais être compromise par des intérêts personnels ou financiers de quelque nature que ce soit. Conformément à cela, Amazing a mis en place des politiques et des procédures visant à garantir que les intérêts financiers et autres intérêts personnels extérieurs de tous les employés, dirigeants, cadres supérieurs et membres de l'organe directeur n'entrent pas en concurrence avec les intérêts d'Amazing et n'influencent pas les décisions ou les actions prises au nom d'Amazing. Les intérêts des personnes concernées doivent céder le pas aux intérêts d'Amazing. Les personnes concernées (autres que les sous-traitants) sont tenues de divulguer les conflits d'intérêts réels ou potentiels et d'éviter les situations dans lesquelles leurs fonctions et leur loyauté pourraient être compromises, qu'elles soient du côté de ceux qui donnent ou de ceux qui reçoivent l'avantage.[14] Cela vaut particulièrement pour les personnes concernées qui occupent des postes leur permettant d'influencer les décisions commerciales. À ce titre, certains membres du personnel peuvent être tenus de faire certaines déclarations périodiques afin d'éliminer toute apparence de faute professionnelle.
      6. Loi sur la réduction du déficit. Les règlements de conformité de l'OMIG et la loi fédérale sur la réduction du déficit exigent que les bénéficiaires des fonds fédéraux destinés aux programmes de soins de santé incluent dans leurs politiques et procédures des informations détaillées concernant la loi fédérale sur les fausses déclarations (False Claims Act), la loi fédérale sur les recours civils en matière de fraude aux programmes fédéraux (Federal Program Fraud Civil Remedies Act), les lois civiles et pénales applicables au niveau des États visant à prévenir et à détecter la fraude, le gaspillage et les abus dans les programmes fédéraux de soins de santé, ainsi que les protections accordées aux lanceurs d'alerte en vertu de ces lois. Une copie de la politique d'Amazing relative à la loi sur la réduction du déficit est jointe au manuel de l'employé de la société et intégrée aux présentes à titre de référence. Si vous avez des questions concernant l'une des lois mentionnées dans la politique relative à la loi sur la réduction du déficit, veuillez contacter le CCO.
   5. Interdiction des représailles et de l'intimidation.

      Amazing reconnaît que la base sur laquelle repose une structure solide de détection et d'identification est une politique ferme de non-intimidation et de non-représailles. Il est déraisonnable et irréaliste d'attendre des individus qu'ils signalent leurs préoccupations, participent franchement aux enquêtes ou cherchent activement des conseils sur la manière de traiter des situations douteuses ou de comprendre les exigences légales s'ils ne se sentent pas à l'abri de représailles. Étant donné qu'Amazing n'encourage pas seulement, mais exige expressément que le personnel demande des conseils et signale les violations connues ou présumées ou d'autres doutes sincères, le programme comprend une politique stricte de non-intimidation et de non-représailles, en vertu de laquelle toute personne qui participe de bonne foi au programme est garantie d'une protection totale contre tout préjudice, toute mesure défavorable ou toute intimidation.[15]

      Ainsi, Amazing a pour politique qu'aucune personne concernée qui signale de bonne foi un problème de conformité présumé ne doit subir de harcèlement, de représailles, d'intimidation ou de conséquences négatives sur son emploi. Toute personne qui exerce des représailles ou intimide une personne pour (a) avoir signalé des problèmes de conformité potentiels au personnel compétent ; (b) avoir participé à l'enquête sur des problèmes de conformité potentiels ; (c) avoir participé à des auto-évaluations ; (d) avoir participé à des audits ; (e) avoir participé à des mesures correctives ; (f) avoir signalé des cas d'intimidation ou de représailles ; ou (g) avoir signalé des cas potentiels de fraude, de gaspillage ou d'abus aux entités étatiques ou fédérales compétentes, fera l'objet de mesures disciplinaires.

      Amazing reconnaît que l'authenticité et la fiabilité de l'ensemble du programme de conformité reposent sur la protection des personnes concernées, des patients, des membres de leur famille et des autres personnes qui, de bonne foi, signalent un problème de conformité présumé ou participent à d'autres activités de conformité. À ce titre, Amazing prend très au sérieux la protection de ces personnes contre les représailles et l'intimidation. Des mesures disciplinaires seront appliquées de manière ferme et équitable à l'encontre des personnes qui exercent des représailles ou intimident les personnes concernées en violation de la présente politique. Les mesures disciplinaires pour violation de la présente politique peuvent inclure la résiliation du contrat de travail ou du contrat, ou toute autre mesure conformément à la politique disciplinaire énoncée dans le présent plan de conformité.

      Si une personne concernée craint des représailles ou se sent mal à l'aise pour demander ouvertement des conseils ou partager des informations pour quelque raison que ce soit, elle doit faire part de cette crainte ou de ce malaise soit de manière anonyme via la ligne d'assistance, soit directement à un supérieur, au CCO ou à un membre du CEC.

   6. Autres politiques et procédures relatives à la conformité
      1. Politique de conservation des documents. Les dossiers et documents Amazing, y compris les dossiers médicaux électroniques, les dossiers de facturation et la documentation générée conformément au présent programme de conformité, doivent être créés, distribués, sécurisés, conservés et détruits conformément au programme de conservation des dossiers de la société et aux réglementations applicables. Amazing conservera tous les dossiers et la documentation connexe de la manière suivante :
         1. Politique générale de conservation des documents.

            Amazing a mis en place une politique générale de conservation des dossiers afin de garantir que tous les dossiers médicaux et autres dossiers connexes sont conservés conformément à la réglementation applicable.[16] Dans le cas où Amazing ferait l'objet d'un audit ou d'une enquête par un organisme gouvernemental ayant juridiction sur Amazing, Amazing continuera à conserver et à maintenir les dossiers pertinents jusqu'à la fin de la période de conservation légale applicable ou jusqu'à la fin de cet audit ou de cette enquête, y compris tout recours.[17]

            Amazing s'engage à préserver et à protéger les informations confidentielles et privées de ses patients conformément aux réglementations applicables, notamment, mais sans s'y limiter, la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (Health Insurance Portability and Accountability Act, « HIPAA »), la loi sur les technologies de l'information en matière de santé économique et clinique (Health Information Technology for Economic and Clinical Health, « HITECH ») et la règle omnibus de 2013.[18] La nature sensible et privée d'une grande partie des informations traitées chez Amazing, associée à la culture du partage d'informations dans laquelle nous vivons, rend la protection des données confidentielles particulièrement difficile. Par exemple, l'utilisation généralisée des SMS comme moyen de communication, la publication de photos sur les réseaux sociaux et l'utilisation d'autres supports permettant la transmission libre de données exigent des personnes concernées qu'elles restent vigilantes afin de préserver la confidentialité de manière appropriée et qu'elles demandent conseil et assistance en cas de situation douteuse.[19]

         2. Politique de conservation des enregistrements de conformité.

            Amazing a pour politique de conserver tous les documents liés à l'adoption et à la mise en œuvre du programme de conformité, y compris, sans s'y limiter, toutes les versions adoptées du présent plan de conformité et les politiques et procédures connexes, les documents d'audit et d'enquête, les mesures correctives, les documents de formation, les procès-verbaux de réunion, les plans de travail de conformité et les plans de travail d'audit, ainsi que tout autre document devant être conservé en vertu du présent plan de conformité ou des règlements applicables, y compris, sans s'y limiter, les règlements de conformité de l'OMIG, pendant une période d'au moins six (6) ans à compter de la date de création de ces documents. Cette exigence doit être interprétée comme imposant la conservation de copies du plan de conformité et de toutes les politiques et procédures qui étaient en vigueur au cours des six (6) années précédentes, même si le plan ou ces politiques et procédures ont été adoptés avant cette période de six ans.

      2. Pratiques commerciales. Amazing doit intégrer et respecter les politiques générales suivantes dans le cadre de ses opérations et activités commerciales :
         1. L'Amazing doit se conformer aux règlements en vigueur concernant la cybersécurité et la planification appropriée d'une éventuelle cyberattaque afin d'éviter ou d'atténuer les circonstances potentiellement compromettantes.
         2. Amazing doit mettre en place des accords d'association commerciale appropriés avant de partager des données confidentielles - y compris des informations de santé protégées - avec certains fournisseurs, sous-traitants ou autres employés n'appartenant pas à Amazing, conformément aux réglementations en vigueur.
         3. L'Amazing tient une comptabilité précise et s'assure que toutes les écritures comptables et les documents financiers sont conformes aux règlements applicables.
         4. La publicité et le matériel de marketing doivent être conformes à la réglementation en vigueur, être véridiques et refléter fidèlement les services fournis par Amazing.
         5. Les personnes concernées doivent se traiter mutuellement avec respect, conformément aux règlements applicables, et s'abstenir de tout comportement abusif ou de harcèlement.
         6. L'Amazing doit respecter les réglementations en vigueur concernant la santé et la sécurité de son personnel, y compris, mais sans s'y limiter, celles de l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) et des organismes d'État concernés.
         7. Le personnel d'Amazing doit remplir et soumettre en temps voulu des cartes de pointage et/ou d'autres documents attestant des heures travaillées, conformément aux politiques et procédures de l'entreprise et aux règlements en vigueur, ce qui permet à Amazing de réaliser son souhait de rémunérer tous les employés pour toutes les heures travaillées, comme il se doit.
      3. Qualité des soins. Les activités du programme de conformité d'Amazing doivent être intégrées aux normes et politiques de qualité des soins d'Amazing, qui comprennent :
         1. Amazing s'engage à fournir à chaque patient dûment certifié et éligible les soins et/ou services nécessaires et raisonnablement susceptibles de promouvoir, maintenir ou restaurer la santé ou d'atténuer les effets de la maladie et de l'invalidité, et c'est cet engagement qui guidera tout ce qui se fait à Amazing.
         2. Amazing doit suivre les règlements en vigueur pour servir les patients, y compris, mais sans s'y limiter, ne pas faire de discrimination fondée sur la source de paiement ou la race, la couleur, la religion, l'origine nationale, le sexe, l'âge, le handicap ou toute autre caractéristique protégée par la loi.
         3. Les membres du personnel d'Amazing doivent être suffisamment compétents et qualifiés pour répondre aux besoins spécifiques de ses patients, conformément aux exigences fédérales et étatiques et aux autres réglementations pertinentes.
         4. Amazing s'assurera que les membres de son personnel obtiennent et conservent les titres de compétence, les autorisations d'exercer, l'expérience et l'expertise nécessaires à l'exécution de leurs tâches respectives et conformément aux règlements applicables ; que les membres du personnel reçoivent la formation et l'éducation appropriées ; et que les membres du personnel sont supervisés de façon adéquate. Amazing peut exiger des entreprises qui agissent en tant qu'associés commerciaux ou sous-traitants qu'elles adoptent des programmes similaires concernant leurs employés qui fournissent des services à Amazing ou dans ses locaux.
         5. Amazing ne doit pas employer ni s'associer à toute personne physique ou morale exclue de la participation aux programmes Medicare et/ou Medicaid (voir la section « Prestataires exclus » ci-dessus). De même, Amazing s'abstiendra d'employer ou de s'associer à des personnes ou entités qui ont été disqualifiées pour remplir le rôle particulier pour lequel elles sont utilisées, telles que les soignants ayant un accès direct aux patients qui ont été reconnus coupables d'abus, de négligence ou de mauvais traitements, ou ceux qui ont fait l'objet de constatations similaires de mauvais traitements physiques ou financiers dans un registre national des aides-soignants ou par un organisme national d'agrément. Les personnes qui ont été employées par ou associées à des bureaux ou agences gouvernementaux à certains titres peuvent également être exclues. Dans le cas où une personne concernée serait exclue ou autrement inéligible pour poursuivre son association avec l'entreprise, Amazing prendra rapidement les mesures appropriées, pouvant aller jusqu'à la résiliation du contrat de travail ou de la relation.
         6. Amazing remplira son rôle, le cas échéant, dans l'élaboration et la mise en œuvre d'un plan de soins complet pour chaque patient, qui repose sur une approche interdisciplinaire et inclusive et implique toutes les parties concernées, y compris le patient et/ou les membres de sa famille, lorsque cela est possible. Le plan de soins doit, entre autres, identifier les services dont le patient a besoin, les professionnels de santé qui doivent fournir ces services, la fréquence à laquelle les services seront nécessaires, le matériel médical requis et les résultats attendus du traitement prescrit. Le plan de soins doit être révisé aussi souvent que nécessaire, conformément aux règlements en vigueur.
         7. Amazing s'efforce de protéger les patients contre tout préjudice, y compris, mais sans s'y limiter, les abus verbaux, mentaux, sexuels et physiques et la négligence, notamment en élaborant et en mettant en œuvre des politiques et des procédures visant à interdire, à prévenir, à enquêter et à réagir aux mauvais traitements, à la négligence et aux abus infligés aux patients par le personnel ou d'autres patients, ainsi qu'aux blessures d'origine inconnue ; en enquêtant de manière approfondie sur les incidents et en les signalant aux autorités chargées de l'application de la loi, comme l'exigent les règlements pertinents ; et en restant attentif à la sauvegarde de la dignité des patients.
         8. Pour fournir des soins de haute qualité, il est nécessaire que les incidents et les accidents soient reconnus, examinés, traités et corrigés de manière ouverte et honnête. À cette fin, Amazing se conformera à toutes les réglementations applicables en matière de signalement obligatoire, notamment en signalant les événements et les problèmes en temps opportun et de manière appropriée, ainsi qu'en compilant et en conservant la documentation requise et appropriée. En aucun cas, une personne concernée ne doit tenter de dissimuler ou de couvrir une violation potentielle ou réelle, un acte répréhensible ou un comportement illicite.
         9. Amazing s'efforcera de protéger et de promouvoir les droits de chaque patient - y compris, mais sans s'y limiter, les droits des patients à l'autodétermination médicale et financière, à la vie privée et à l'accès aux dossiers personnels sur demande - et adopte par la présente les droits des patients en vigueur au niveau fédéral et au niveau de l'État dans le cadre du programme de conformité[20].
2. LE RESPONSABLE DE LA CONFORMITÉ ET DE L'ÉTHIQUE ("CCO") ET LE COMITÉ DE CONFORMITÉ ET D'ÉTHIQUE ("CEC")

   La clé du succès du programme de conformité d'Amazing réside dans l'attribution de la responsabilité globale de superviser le respect des directives énoncées dans le manuel – dans le cadre plus général du respect de la loi et du programme – à des personnes spécifiques parmi les cadres supérieurs de l'organisation, ainsi que dans l'attribution de ressources et de pouvoirs suffisants à ces personnes pour assurer ce respect. Ce groupe équilibré d'employés, de consultants et/ou de sous-traitants d'Amazing comprend le CCO et le CEC, présidé par le CCO.

   1. Responsable de la conformité et de l'éthique.

      Amazing désignera en tout temps une personne qui agira à titre de chef de la conformité. Le CCO sera le point focal du programme de conformité d'Amazing et sera responsable des opérations quotidiennes du programme. Toute question ou préoccupation relative à un problème de conformité doit être immédiatement transmise au CCO.

      Le responsable de la conformité est Mark Kiss.

      Vous pouvez contacter le directeur de la conformité directement par téléphone (646-891-1425, poste 123), par e-mail (mkiss@amazinghc.com) ou en personne à son bureau.

      En outre, des rapports anonymes peuvent être adressés à l'OCC par les personnes suivantes

      en appelant la ligne téléphonique confidentielle de conformité et d'éthique d'Amazing (1-800-715-7021)

      Les principales responsabilités du CCO d'Amazing sont les suivantes :

      • Superviser et contrôler l'adoption, la mise en œuvre et la maintenance du plan de conformité et évaluer son efficacité ;
      • Rédiger, mettre en œuvre et actualiser, au moins une fois par an ou, si nécessaire, en fonction des modifications apportées aux lois, règles, réglementations, politiques et normes fédérales et nationales, un plan de travail en matière de conformité décrivant la stratégie proposée par Amazing pour remplir ses obligations en matière de programme de conformité au cours de l'année à venir, en mettant l'accent sur (a) les politiques et procédures écrites, (b) la formation et l'éducation, (c) l'audit et le contrôle, et (d) la réponse aux problèmes de conformité ;
      • Examiner et réviser (a) le plan de conformité, (b) les politiques et procédures écrites et (c) les normes de conduite, afin d'intégrer les changements basés sur l'expérience organisationnelle d'Amazing et les modifications apportées aux lois, règles, réglementations, politiques et normes fédérales et de l'État ;
      • Rendre compte directement, régulièrement et au moins une fois par trimestre, à l'autorité dirigeante d'Amazing, à son directeur général et à la CEC, définie ci-après, de l'état d'avancement de l'adoption, de la mise en œuvre et de la tenue à jour du plan de mise en conformité ;
      • Aider Amazing à établir des méthodes pour améliorer l'efficacité et la qualité des services d'Amazing, et réduire la vulnérabilité d'Amazing à la fraude, au gaspillage et à l'abus ;
      • Enquêter et agir de manière indépendante sur les questions liées au plan de conformité, y compris concevoir et coordonner les enquêtes internes, ainsi que documenter, rapporter, coordonner et poursuivre toute action corrective résultante en interne, ainsi qu'avec les contractants et les agences gouvernementales ;
      • S'assurer que toutes les personnes concernées ont lu et compris le présent plan de conformité et obtenir une reconnaissance signée de la part des personnes concernées ;
      • S'assurer que les personnes concernées ont lu, compris et accepté de respecter les normes de conduite d'Amazing (ou, en ce qui concerne les sous-traitants, qu'ils ont adopté des normes de conduite conformes aux règles de conformité de l'OMIG) ;
      • Veiller à ce que les contrôles d'exclusion soient effectués conformément au présent plan de conformité ;
      • Favoriser une "culture de la conformité" au sein d'Amazing en communiquant régulièrement sur les attentes en matière de conformité et en faisant connaître la ligne téléphonique anonyme de conformité et les autres moyens de communiquer avec le CCO (par exemple, au moyen d'affiches sur la conformité) ;
      • réaliser un examen annuel des efforts d'Amazing en matière de conformité, qui sera présenté à l'autorité gouvernante ;
      • Contrôler régulièrement le plan et le programme de conformité afin d'en améliorer l'efficacité ;
      • Surveiller les changements proposés et adoptés dans les lois, règles, réglementations et directives de programme applicables à Amazing et s'assurer que ces changements sont adoptés et mis en œuvre, notamment en mettant à jour les politiques et procédures d'Amazing, en fournissant une formation appropriée et en utilisant les processus d'audit et de surveillance du programme de conformité pour s'assurer que ces changements ont été efficaces dans la pratique ;
      • Développer, coordonner et participer à des programmes d'éducation et de formation en matière de conformité et s'assurer que le personnel est correctement éduqué et formé en matière de conformité, et assister à la formation annuelle en matière de conformité en tant que participant ;
      • Recevoir, répondre et enquêter sur les plaintes et les préoccupations soumises par l'intermédiaire de la ligne téléphonique anonyme de conformité et d'autres lignes de communication avec le CCO ;
      • Tenir un registre de toutes les plaintes et préoccupations en matière de conformité, y compris la source de la plainte, le problème, l'état d'avancement de l'enquête et la résolution ;
      • Veiller à ce que les politiques disciplinaires relatives aux comportements non conformes, à la participation à des comportements non conformes et à l'encouragement, la direction, la facilitation ou l'autorisation de comportements non conformes soient appliquées fermement et équitablement ;
      • Conduire ou superviser des audits et des examens internes et externes afin d'évaluer la conformité d'Amazing avec les lois, règles et réglementations applicables ;
      • Veiller à ce que les politiques, procédures et processus jugés inefficaces ou obsolètes soient révisés ;
      • Contrôler et identifier les domaines de risque qui devraient faire l'objet du plan d'audit annuel d'Amazing et préparer et mettre en œuvre le plan d'audit annuel d'Amazing ;
      • Enquêter sur les problèmes de conformité, y répondre, les corriger et les prévenir ;
      • Élaborer et superviser la mise en œuvre des plans d'action correctifs et s'assurer que la mise en œuvre des plans d'action correctifs est efficace pour prévenir de nouveaux cas de non-conformité ;
      • Signaler et restituer les trop-perçus identifiés dans le cadre du programme de conformité, conformément à la politique d'Amazing en matière de trop-perçus ;
      • Appliquer la politique d'Amazing contre les représailles et l'intimidation ; et
      • prendre les mesures qu'il juge nécessaires pour s'assurer que les contractants connaissent le programme de conformité, reçoivent une formation en matière de conformité et respectent le plan de conformité.

      Les responsabilités principales du CCO énoncées ci-dessus peuvent être les seules tâches du CCO, ou le CCO peut se voir confier des tâches supplémentaires, en fonction de la taille, de la complexité, des ressources et de la culture d'Amazing, ainsi que de la complexité des tâches en question, à condition que ces tâches supplémentaires n'empêchent pas le CCO de s'acquitter de ses responsabilités en matière de conformité.

      Le CCO rend compte directement au directeur général d'Amazing ou à un autre cadre supérieur que le directeur général peut désigner à cette fin, à condition que cette désignation n'entrave pas la capacité du CCO à assumer ses responsabilités principales et à accéder au directeur général et à l'autorité gouvernante, et qu'il soit responsable devant eux.

      Amazing veillera à ce que le CCO dispose d'un personnel et de ressources suffisants pour s'acquitter de manière satisfaisante de ses principales responsabilités dans le cadre du fonctionnement quotidien du programme de conformité, en fonction des domaines de risque d'Amazing. Amazing veillera également à ce que le CCO et le personnel de conformité approprié aient accès à tous les dossiers, documents, informations, installations et personnes affectées qui sont pertinents pour l'exécution de leurs responsabilités principales dans le cadre de ce plan de conformité.

   2. Comité de conformité et d'éthique. Le CEC est chargé de soutenir et d'assister le CCO dans l'élaboration, la mise en œuvre et le suivi du programme de conformité, tel que défini dans le présent plan de conformité et dans la charte du comité de conformité et d'éthique, ainsi que dans l'inculcation de ses valeurs dans toutes les activités de l'entreprise. Le CEC aide le CCO à mettre en œuvre le programme de conformité et à veiller à ce qu'Amazing mène ses activités de manière éthique et responsable, conformément au présent plan de conformité.

      Le CEC fournit également un mécanisme permettant de coordonner et d'intégrer les activités de conformité dans tous les domaines à risque. Compte tenu de la nature holistique distinctive du programme, le CEC peut collaborer et consulter de nombreux départements différents, ainsi que faciliter la communication et la coopération entre les départements. En outre, reconnaissant la synergie naturelle entre les opérations de conformité et d'assurance qualité dans leur objectif commun, bien que complémentaire, d'améliorer continuellement la qualité des soins et de débarrasser l'entreprise de tout ce qui pourrait nuire à celle-ci, Amazing prévoit une interaction entre le CEC et la fonction d'assurance qualité (« QA »). En effet, le CEC peut, le cas échéant, servir de bras armé de l'AQ, notamment pour identifier, développer et mettre en œuvre des méthodes visant à améliorer les systèmes et procédures de l'entreprise, enquêter sur d'éventuelles violations et irrégularités, et mener des tâches d'audit et de surveillance.

      Le CEC, sous la direction du CCO, doit prendre l'initiative de hiérarchiser les domaines présentant le plus grand risque de non-conformité pour Amazing[21], ainsi que de produire des rapports de conformité, des plans de travail, des budgets et/ou d'autres outils utiles pour communiquer le programme de conformité aux propriétaires, à la direction et/ou à l'organe directeur, selon les besoins et les exigences du règlement. Le CEC, en collaboration avec le CCO, est chargé de veiller à ce que les problèmes de conformité soient identifiés, que les problèmes de conformité identifiés fassent l'objet d'une enquête appropriée, que les enquêtes comprennent, le cas échéant, l'évaluation des politiques et des formations existantes, la mise en œuvre de mesures correctives et disciplinaires et la réalisation d'un suivi et d'un audit, et que les enquêtes sur les problèmes identifiés soient correctement documentées, consignées et classées. Le CEC doit s'assurer que le programme est efficace et qu'il reste à jour par rapport aux changements dans les lois en vigueur, les pratiques du secteur et la situation chez Amazing.[22]

      La CEC est régie par une charte écrite de la CEC (la "charte")[23]. Les responsabilités de la CEC sont énoncées dans la charte et comprennent :

      • Coordonner avec l'OCC les politiques écrites, les procédures et les normes de conduite pour s'assurer qu'elles sont à jour, exactes et complètes, et que les formations requises par le présent plan de conformité sont suivies en temps voulu ;
      • Coordonner avec le CCO la communication et la coopération des personnes concernées sur les questions de conformité, les audits internes ou externes, ou toute autre fonction ou activité requise par le présent plan de conformité ;
      • Plaider en faveur de l'allocation de fonds, de ressources et de personnel suffisants pour que l'OCC puisse s'acquitter pleinement de ses responsabilités ;
      • S'assurer qu'Amazing dispose de systèmes et de processus efficaces pour identifier les risques liés au programme de conformité, les trop-perçus et autres problèmes connexes, ainsi que de politiques et de procédures efficaces pour corriger et signaler ces problèmes ;
      • défendre l'adoption et la mise en œuvre des modifications requises pour le présent plan de conformité ;
      • Proposer des révisions du plan de conformité si cela s'avère nécessaire ;
      • Établir des politiques et des procédures de conformité dans l'ensemble de l'organisation en s'appuyant sur le plan de conformité ;
      • Mettre en œuvre des initiatives de conformité et mesurer leur efficacité sur la base d'une méthodologie d'audit approuvée ;
      • Redéfinir les initiatives, les politiques et les procédures en matière de conformité, le cas échéant ;
      • Examiner les enquêtes de conformité et assister le CCO dans la conduite de ces enquêtes, le cas échéant ;
      • Recommander et mettre en œuvre des mesures pour les violations effectives de la conformité ;
      • contribuer à la collecte, à l'examen et à l'analyse des données issues des audits de conformité et faire part de ses conclusions à l'autorité gouvernante ; et
      • Servir d'organe de gestion des risques en mettant l'accent sur la prévention des problèmes de conformité, en particulier la fraude, les abus et le gaspillage.

      Les membres du CEC sont des cadres supérieurs qui représentent des fonctions ayant un impact sur les domaines de risque et peuvent inclure des conseillers externes. Amazing sélectionnera les membres du CEC qui ont fait preuve d'une grande intégrité, d'un bon jugement, d'assurance et d'une attitude accessible, tout en suscitant le respect et la confiance de leurs collègues et en possédant une expérience professionnelle significative dans divers domaines liés à la conformité. Les personnes sélectionnées pour siéger au CEC doivent également avoir le statut, l'ancienneté et l'expérience requis au sein de l'organisation et/ou de leurs départements respectifs pour s'acquitter de leurs fonctions et mettre en œuvre les mesures correctives et les modifications de procédures recommandées. Les membres sélectionnés du CEC recevront ensuite une formation et une éducation adéquates pour s'acquitter de leurs responsabilités telles qu'énoncées dans le présent document.^[24] Les noms et coordonnées des membres du CEC seront communiqués avec le présent plan de conformité et/ou affichés dans les locaux de l'entreprise.[25]

      Le CCO et le CEC disposeront de l'autonomie, des pouvoirs, des ressources et de l'accès aux informations et aux dossiers nécessaires pour s'acquitter de leurs responsabilités et gérer efficacement le programme. Le CEC ne sera pas subordonné au directeur juridique ou au directeur financier d'Amazing, mais aura un accès direct et rendra compte directement aux propriétaires, à l'organe directeur et/ou au conseiller juridique.[26] Ces rapports doivent traiter du passé, du présent et de l'avenir du programme lui-même, ainsi que de questions spécifiques de conformité, le cas échéant. Les propriétaires et la direction doivent, à leur tour, fournir le soutien et l'évaluation nécessaires au CEC et au CCO afin de garantir l'efficacité et le succès durables du programme.

      Le CEC se réunira au moins une fois par trimestre. Les réunions du CEC peuvent être organisées conjointement avec d'autres réunions de comités Amazing, tels que le comité d'assurance qualité.

3. III. FORMATION ET ÉDUCATION

   Amazing s'efforcera de communiquer efficacement ses normes et procédures à toutes les personnes concernées et de leur fournir la formation et l'éducation nécessaires pour informer les employés de leurs obligations en matière de conformité, du fonctionnement et de l'application du programme de conformité, ainsi que des exigences substantielles applicables à leur relation avec Amazing. Le présent plan de conformité, qui contient les normes de conduite et d'autres politiques et procédures liées à la conformité, constitue le principal moyen écrit de communication à cet effet. Le plan de conformité est complété par des programmes de formation et d'éducation qui renforcent les informations qu'il contient en donnant vie aux concepts codifiés. Ceux-ci sont décrits ci-dessous.

   1. Formation générale à la conformité.

      La formation et l'éducation générales en matière de conformité mettront l'accent sur l'importance des pratiques de conformité qui sont essentielles au fonctionnement d'Amazing, ainsi que sur l'engagement d'Amazing à détecter et à prévenir la fraude, le gaspillage et les abus. En outre, la formation en matière de conformité mettra en évidence les principaux problèmes de conformité et les domaines à risque. Les normes de conduite seront décrites au cours de la formation et de l'éducation en matière de conformité, et des copies de celles-ci seront distribuées.

      La formation à la conformité d'Amazing a deux objectifs essentiels : (1) former toutes les personnes concernées à exercer leurs fonctions conformément au présent plan de conformité ; et (2) faire comprendre à toutes les personnes concernées que le respect des pratiques de conformité appropriées est une condition du maintien de leur emploi. Le programme de formation et d'éducation à la conformité d'Amazing doit inclure, au minimum, les thèmes suivants :

      • Les zones à risque d'Amazing ;
      • Les politiques et procédures écrites d'Amazing énoncées dans le présent plan de conformité ;
      • Le rôle du CCO et de la CEC ;
      • des moyens permettant aux personnes concernées de poser des questions et de signaler des problèmes potentiels liés à la conformité au CCO et à la direction générale, y compris l'obligation pour les personnes concernées de signaler tout soupçon de conduite illégale ou inappropriée et les procédures de soumission de ces rapports, ainsi que la protection contre l'intimidation et les représailles en cas de participation de bonne foi au programme de conformité ;
      • les normes disciplinaires, en particulier celles liées au présent plan de conformité et à la prévention de la fraude, du gaspillage et des abus ;
      • La manière dont Amazing répond aux problèmes de conformité et met en œuvre des plans d'action correctifs ;
      • Exigences spécifiques au programme Medicaid et aux services et traitements fournis par Amazing ;
      • les exigences et les meilleures pratiques en matière de codage et de facturation ; et
      • Processus d'Amazing pour l'élaboration et la présentation des demandes d'indemnisation.

      Le chef de la conformité et toutes les personnes concernées doivent suivre le programme de formation à la conformité requis par la section III du présent plan de conformité au moins une fois par an. Les sous-traitants peuvent satisfaire à ces exigences en dispensant directement une formation à leur personnel conformément à leur propre programme de conformité, à condition que cette formation satisfasse aux exigences du règlement de conformité de l'OMIG et aborde les éléments ci-dessus, le cas échéant. La formation et l'éducation requises par la section III doivent faire partie de l'orientation des nouvelles personnes concernées et doivent avoir lieu rapidement après l'embauche.

   2. Formation spécialisée

      Amazing dispensera une formation plus approfondie sur des questions de conformité spécifiques aux personnes concernées dont les responsabilités professionnelles impliquent ces questions de conformité spécifiques. Une formation supplémentaire sera dispensée si nécessaire pour traiter les domaines à risque, mettre en œuvre des mesures correctives, garantir l'adoption de politiques et de procédures nouvelles ou modifiées, ou si le CCO ou le CEC le juge nécessaire ou approprié.

   3. Politiques générales de formation

      La formation et l'éducation requises par la présente section III doivent être dispensées sous une forme et dans un format accessibles et compréhensibles pour toutes les personnes concernées, conformément aux lois, règles ou politiques fédérales et étatiques en matière de langue et d'accès. Les sessions de formation peuvent servir à rafraîchir les connaissances sur les directives établies ou à présenter les nouvelles directives ; elles peuvent être dispensées par le personnel d'Amazing ou par des formateurs externes, selon les besoins et les circonstances.

      Toutes les formations prévues dans la présente section III tiendront compte des compétences et de l'expérience des participants, utiliseront diverses méthodes d'enseignement et comprendront une évaluation a posteriori de leur efficacité. Amazing utilisera des méthodes de formation appropriées, qui pourront inclure la distribution de documents écrits sur la conformité (à condition qu'il existe des systèmes adéquats pour vérifier leur achèvement, y compris, sans s'y limiter, des notes datées documentant leur distribution à toutes les personnes concernées), des formations internes et des séminaires externes, des vidéos enregistrées, des systèmes de formation en ligne, des webinaires interactifs ou des cours en direct. En outre, il peut y avoir occasionnellement des envois massifs d'e-mails, des bulletins affichés ou d'autres publications diffusées qui transmettent les mises à jour légales ou réglementaires et/ou expliquent des questions particulières d'intérêt de manière pratique et compréhensible.[27] La nature, le format et la fréquence des programmes de formation et d'éducation peuvent varier en fonction du sujet traité, car Amazing s'efforce de tenir son personnel informé des développements en matière de conformité et d'éthique d'une manière qui favorise le mieux une véritable compréhension.[28]

      Les nouveaux employés chargés de tâches complexes pouvant entraîner des risques juridiques seront étroitement surveillés jusqu'à ce qu'ils aient suivi toutes les formations requises. Pour toutes les personnes concernées, la participation aux programmes de formation obligatoires est une condition du maintien de l'emploi (ou du contrat), et le non-respect des exigences de formation entraînera des mesures disciplinaires. Une attestation appropriée de réception, de compréhension et d'engagement à respecter les documents relatifs à la conformité et à l'éthique, ainsi que la participation aux programmes de formation et d'éducation en matière de conformité et d'éthique, doivent être conservées. Ces attestations peuvent être obtenues par le biais de reconnaissances signées, de feuilles de présence, d'examens post-formation ou d'autres méthodes acceptables.

      L'OCC prépare et tient à jour un plan de formation. Le plan de formation doit, au minimum, (a) présenter les sujets ou thèmes de formation et d'éducation susmentionnés ; (b) le calendrier et la fréquence de la formation ; (c) la manière dont la participation sera suivie ; et (d) la manière dont l'efficacité de la formation sera évaluée périodiquement.

4. DES LIGNES DE COMMUNICATION EFFICACES

   Il est essentiel, pour la bonne mise en œuvre du présent plan de conformité, d'établir des voies de communication ouvertes entre le responsable de la conformité, le comité d'éthique, l'autorité de tutelle, les patients et leurs familles, ainsi que toutes les personnes concernées, qui protègent la confidentialité des personnes signalant des problèmes de conformité. Étant donné qu'une culture de franchise et d'introspection critique est essentielle à la réussite du programme de conformité et à la réalisation de notre mission, Amazing souhaite maintenir des voies de communication ouvertes permettant aux personnes concernées, aux patients ou à toute autre personne d'exprimer leurs préoccupations, de partager leurs observations, de signaler des violations connues ou présumées de toute réglementation, de donner leur avis ou de demander des conseils (collectivement,« communiquer »ou« communication ») dans un forum qui garantit la confidentialité et l'anonymat, si elles le souhaitent, ainsi que la protection contre toute mesure de représailles pour s'être manifestées.

   Afin de favoriser des lignes de communication ouvertes, Amazing a adopté un système de communication solide reposant sur les principes et les éléments suivants :

   • Le programme de conformité doit être accessible à toutes les personnes concernées, aux patients et à leurs familles, et fournir un forum pour les questions relatives aux problèmes de conformité et à la manière de les signaler.
   • Amazing publiera sur son site Internet des informations sur son plan de conformité, y compris sur la manière de signaler les problèmes de conformité et de contacter le CCO, ainsi qu'une copie de ses normes de conduite.
   • Les activités de conformité protègent la confidentialité des personnes qui signalent des problèmes de conformité et maintiennent cette confidentialité sauf si l'affaire fait l'objet d'une procédure disciplinaire, d'une saisine ou d'une enquête de la Medicaid Fraud Control Unit (MFCU), de l'OMIG ou de la police locale, fédérale ou de l'État, ou si la divulgation est requise dans le cadre d'une procédure judiciaire.
   • Amazing protégera ces personnes qui communiquent des problèmes en vertu de la politique de non-intimidation et de représailles d'Amazing.
   • Bien que les personnes concernées puissent communiquer via la chaîne hiérarchique habituelle ou directement au directeur de la conformité ou à un membre du comité d'éthique et de conformité, le principal outil de communication dans le cadre du programme de conformité est la ligne d'assistance téléphonique gratuite d'Amazing dédiée à la conformité et à l'éthique (la «ligne d'assistance ») au 1-800-715-7021, accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an aux personnes concernées, ainsi qu'aux patients, aux membres de leur famille et aux visiteurs. Les appelants seront toujours mis en relation avec un opérateur en direct non affilié à Amazing qui recevra et documentera les communications. Ce service est disponible en plusieurs langues, dont l'anglais et l'espagnol, et les appelants ne seront jamais tenus de révéler leur identité. Bien que des communications détaillées, y compris la révélation de l'identité des parties concernées, facilitent la conduite d'une enquête appropriée, les appelants peuvent conserver un anonymat total s'ils le souhaitent.
   • Amazing fera de la publicité pour le service d'assistance téléphonique en accrochant des affiches dans le bureau avec les coordonnées du service d'assistance téléphonique ou en utilisant d'autres moyens appropriés.

   En outre, toutes les personnes concernées sont informées :

   • Ils doivent signaler les comportements qu'une personne raisonnable estimerait, de bonne foi, non conformes, frauduleux ou erronés.
   • Ils doivent refuser de participer à des comportements contraires à l'éthique ou illégaux.
   • Le fait d'omettre ou de refuser sciemment de communiquer un comportement non conforme, frauduleux ou erroné constitue une violation du présent plan de conformité et peut donner lieu à des mesures disciplinaires.
   • L'adhésion, la coopération et la participation à ce programme et à ses politiques, procédures et initiatives - en tant qu'élément essentiel de l'emploi ou de l'association avec Amazing - peuvent être prises en compte dans les évaluations et les appréciations de la position des personnes affectées au sein d'Amazing. Les violations du Programme - qu'il s'agisse d'infractions actives ou de manquements passifs - peuvent donner lieu à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement[29].
   • Le sérieux avec lequel Amazing aborde les communications et les garanties de confidentialité et d'anonymat qui les accompagnent rendent cet outil vulnérable à un usage abusif de la part de ceux qui cherchent à nuire à autrui. L'utilisation de toute méthode de signalement dans le cadre du programme de conformité à des fins fallacieuses ou malhonnêtes - y compris, mais sans s'y limiter, la soumission d'un rapport à des fins vindicatives et/ou que l'on sait être faux - peut donner lieu à des mesures disciplinaires.
   • L'engagement d'Amazing en matière d'ouverture exige également que toutes les personnes concernées se montrent ouvertes, honnêtes et coopératives dans le cadre de toutes les enquêtes internes, audits et demandes d'informations émanant du personnel de conformité autorisé d'Amazing ou d'autres personnes agissant en leur nom. Aucune personne affectée ne doit fournir d'informations imprécises, trompeuses ou incomplètes.

   L'assistance à l'identification des problèmes de conformité potentiels, ainsi que toute question ou préoccupation liée à la conformité pour les personnes concernées, sera rapidement traitée par l'OCC.

   Le CCO sera chargé d'enquêter et de résoudre rapidement tous les signalements de comportements frauduleux, erronés ou non conformes ou autres communications, y compris la mise en œuvre de mesures correctives appropriées. Les rapports de conformité, y compris ceux reçus via la hotline, seront partagés avec les membres du CEC qui ont été dûment formés et informés sur le traitement approprié de ces informations, y compris le maintien de l'anonymat et de la confidentialité. La confidentialité de toutes les personnes qui communiquent des problèmes de conformité sera préservée par le CCO et le CEC, sauf si l'affaire fait l'objet d'une procédure disciplinaire, est renvoyée ou fait l'objet d'une enquête par l'unité de contrôle des fraudes à Medicaid (MFCU), l'OMIG ou les autorités chargées de l'application de la loi au niveau fédéral, étatique ou local, ou si la divulgation est requise dans le cadre d'une procédure judiciaire.

5. POLITIQUE DISCIPLINAIRE

   Toutes les personnes concernées sont soumises à la politique disciplinaire d'Amazing. Toutes les personnes concernées qui ne se conforment pas aux politiques et procédures écrites, aux normes de conduite ou aux règlements énoncés dans le présent plan de conformité feront l'objet de mesures disciplinaires. Les mesures disciplinaires prises en réponse à la non-conformité ou aux violations du présent plan de conformité peuvent être aggravées en fonction de la gravité du comportement, les actes intentionnels ou imprudents ou les actes répétés de non-conformité entraînant des mesures disciplinaires plus sévères. La politique disciplinaire d'Amazing reflète l'attente selon laquelle toutes les personnes concernées (a) agissent conformément aux normes de conduite et (b) refusent de participer à des comportements contraires à l'éthique, illégaux ou non conformes.

   La politique disciplinaire d'Amazing sera appliquée de manière équitable. Des mesures disciplinaires peuvent être prises à l'encontre de toute personne concernée, quel que soit son poste au sein d'Amazing, et des sanctions peuvent lui être imposées. Les mesures disciplinaires peuvent inclure les éléments suivants, en fonction de la nature, de la fréquence et de l'impact de l'infraction, ainsi que des circonstances atténuantes et/ou aggravantes :

   • Avertissements (par voie orale)
   • Avertissements (écrits)
   • Réprimandes/recommandations (écrites)
   • Probation
   • Rétrogradation
   • Suspension temporaire
   • le licenciement, la révocation de l'autorité gouvernante et/ou la révocation d'un fonctionnaire, le cas échéant
   • Renvoi en vue d'une sanction appropriée par les agences de régulation et/ou de poursuites pénales
   • Résiliation d'un contrat ou d'un accord, pour un motif valable, pour les contractants. [30]

6. L'AUDIT ET LE SUIVI

   Amazing a mis en place et mettra en œuvre un système efficace de surveillance régulière et d'identification des risques de conformité. Ce système comprend des contrôles et des audits internes, ainsi que des audits externes, le cas échéant, afin d'évaluer la conformité d'Amazing aux exigences du programme Medicaid et l'efficacité globale de ce Plan de conformité. L'OCC est responsable de la supervision des activités d'audit et de contrôle décrites dans la présente section VI. Toutes les personnes concernées sont tenues de participer à la mise en œuvre de ces activités d'audit et de contrôle et d'aider l'OCC comme demandé.

   Le programme d'audit et de contrôle d'Amazing est décrit ci-dessous :

   1. Identification et mise en œuvre en temps utile des modifications apportées aux lois, aux règlements et aux exigences des programmes.

      En ce qui concerne les mises à jour du programme, outre les changements inévitables qui surviennent au fil du temps dans une entreprise, les lois et réglementations, ainsi que les pratiques acceptées, sont en constante évolution. Un programme de conformité efficace et performant doit suivre le rythme. Par conséquent, le CEC, en collaboration avec l'assurance qualité, des consultants externes, des conseillers juridiques et le personnel d'Amazing, doit suivre les mises à jour des règles applicables, les procédures nouvelles et modifiées du secteur et l'évolution de la situation dans l'entreprise. Cela inclura la modification des mises à jour de Medicaid, les directives du DOH, les alertes de conformité de l'OMIG et autres avis, bulletins et publications fédéraux et étatiques qui ont un impact sur Amazing en raison de changements potentiels dans les lois, les réglementations et les directives du programme applicables à Amazing.

      Le CEC, avec l'aide de consultants ou d'auditeurs internes et/ou externes, selon le cas, utilisera ces informations, ainsi que les commentaires, compliments et critiques du personnel, des patients et des membres de leur famille, pour réviser et modifier périodiquement le programme. Le CCO et le CEC seront également chargés de mettre en œuvre les changements nécessaires aux politiques et procédures internes d'Amazing afin de se conformer aux modifications apportées aux lois, règlements et directives du programme applicables à Amazing. Le CCO et le CEC fourniront ou organiseront les formations supplémentaires nécessaires ou appropriées pour expliquer les modifications apportées aux lois, règlements et directives du programme aux personnes concernées, et pour s'assurer que ces personnes comprennent les nouvelles exigences, politiques et/ou procédures.

   2. Audit et suivi des domaines à risque.

      La prévention et l'élimination des cas de non-conformité constituent un autre pilier essentiel de la conformité. Amazing effectuera des audits et des contrôles réguliers, réalisés par des auditeurs internes ou externes possédant une expertise dans les exigences des programmes Medicaid au niveau fédéral et des États, ainsi que dans les lois, règles et réglementations applicables, ou possédant une expertise dans le domaine concerné par l'audit, conformément à la présente sous-section. Le CCO sera chargé : (a) de surveiller et d'évaluer les domaines potentiellement vulnérables à la non-conformité au sein d'Amazing ; (b) de mettre en œuvre un processus d'audit de ces domaines à haut risque ; et (c) de mettre en œuvre des mesures préventives et correctives pour garantir la conformité dans ces domaines à haut risque.

      Le CCO et le CEC sont chargés d'élaborer un plan d'audit annuel pour auditer et examiner les opérations internes d'Amazing. Le CCO hiérarchisera les domaines potentiels d'audit et préparera et présentera un projet de plan d'audit pour auditer ces domaines prioritaires à l'autorité de gouvernance (ou à un comité de l'autorité de gouvernance) pour examen et approbation. Une fois le plan approuvé par l'autorité dirigeante, le CCO, en collaboration avec le CEC, supervisera la réalisation des audits conformément au plan approuvé. Ainsi, le CCO et le CEC, indépendamment ou en collaboration avec le QA, peuvent recueillir et analyser certaines données relatives aux soins ou aux finances, examiner des techniques spécifiques, examiner les dossiers pertinents, évaluer des relations particulières et/ou mener des entretiens, des questionnaires ou des enquêtes afin de mettre au jour d'éventuelles anomalies, des tendances préoccupantes, des méthodes insatisfaisantes ou des domaines à risque potentiel.[31] Amazing, par l'intermédiaire du CEC, peut également faire appel aux services du QA, de consultants externes ou d'auditeurs externes pour examiner certaines informations ou certains documents de manière à préserver l'indépendance et l'intégrité afin de mettre en évidence les pratiques non conformes ou les domaines dans lesquels des améliorations seraient bénéfiques.

      Les audits annuels sont axés sur les domaines à risque et, en particulier, sur les domaines à risque que le CCO et la CEC considèrent comme des domaines particulièrement vulnérables à la non-conformité. Le plan d'audit annuel peut inclure des audits axés sur : (a) le respect permanent des lois, règles et règlements applicables ; (b) l'efficacité des modifications internes apportées aux politiques et procédures pour répondre aux changements de la législation ; et (c) les domaines à haut risque de non-conformité.

      Comme indiqué précédemment, Amazing a développé des systèmes de communication afin de détecter et d'identifier les violations de la loi et du programme, ainsi que les éventuels cas de fraude, de gaspillage et d'abus, et les faiblesses dans les procédures de l'entreprise. Un mécanisme clé à cet effet est un système de signalement multidimensionnel fiable, accessible aux employés, aux patients, aux membres de leur famille et à toute personne souhaitant signaler des violations avérées ou présumées, ou faire part de ses inquiétudes concernant les activités d'Amazing. Les parties concernées peuvent rencontrer, appeler ou envoyer un e-mail au CCO, aux membres du CEC ou aux superviseurs.[32] Les communications soumises par les personnes concernées relatives à d'éventuels problèmes de conformité constituent un mécanisme précieux pour le CCO et le CEC afin d'identifier les domaines à risque qui devraient faire l'objet d'activités d'audit et de surveillance. Le CCO peut également identifier les thèmes du plan de travail annuel d'audit à partir d'autres sources, notamment :

      • Plans de travail annuels de l'OMIG/OIG ;
      • Accords d'intégrité de l'OMIG et de l'OIG ;
      • Alertes et webinaires sur la conformité de l'OMIG ;
      • Protocole(s) d'audit de l'OMIG applicable(s) ;
      • Constatations d'audit d'autres prestataires du même type ;
      • Alertes spéciales à la fraude,
      • Avis consultatifs ;
      • les questions de conformité identifiées dans le cadre d'audits et d'examens internes ; et
      • les problèmes de conformité identifiés lors d'audits, d'enquêtes et d'examens externes (y compris ceux menés par des agences gouvernementales).

      La méthodologie d'audit peut comprendre, entre autres, les éléments suivants

      • Visites et entretiens avec les patients ;
      • Analyse des dossiers des patients et du matériel et de la documentation à l'appui ;
      • Test du personnel de facturation concernant les exigences de soumission des demandes et les lignes directrices officielles en matière de codage ;
      • Évaluation des relations existantes avec les médecins et cliniciens qui autorisent les services fournis par Amazing ; et
      • Examen des dossiers des employés.

      La conception, la mise en œuvre et les résultats de tout audit interne ou externe seront documentés, et les résultats seront communiqués à la CEC et à l'autorité de gouvernance. En outre, les résultats de tous les audits internes ou externes, ainsi que ceux des audits menés par les agences gouvernementales fédérales ou d'État, seront examinés par le CCO afin de déterminer les mesures correctives éventuellement nécessaires pour éviter que les problèmes constatés ne se reproduisent. Les mesures correctives requises seront intégrées au plan de travail de conformité d'Amazing et le CCO supervisera la mise en œuvre rapide des mesures correctives, par exemple par le biais de formations, de révisions de politiques et/ou de mesures disciplinaires visant à éviter que les problèmes ne se reproduisent. En outre, tout paiement excédentaire au titre du programme Medicaid identifié à la suite d'audits de routine sera signalé, remboursé et expliqué conformément aux réglementations de conformité OMIG applicables et à la politique d'Amazing.

   3. Examen annuel du programme de conformité.

      La CEC et le conseil d'administration réévalueront périodiquement, au moins une fois par an, le programme afin d'évaluer son efficacité, de mettre en évidence les domaines dans lesquels des améliorations pourraient être bénéfiques et d'identifier les modifications nécessaires pour refléter les évolutions au sein de l'organisation et du secteur. L'objectif de ces examens est de déterminer l'efficacité du programme de conformité et de déterminer si des révisions, des ajouts, des améliorations ou des mesures correctives sont nécessaires. Cet examen peut évaluer l'efficacité des politiques et initiatives de conformité existantes en examinant l'utilisation et l'activité du programme, la mesure dans laquelle les problèmes systémiques précédemment identifiés ont été améliorés et la mesure dans laquelle l'activité du programme est correctement documentée. Dans le cadre de ces examens, les performances du CCO seront évaluées et il sera déterminé si les autres fonctions du CCO et des autres membres du CEC, le cas échéant, les empêchent de s'acquitter de leurs responsabilités dans le cadre du programme.

      Les examens peuvent inclure des visites sur place, des entretiens avec les personnes concernées, l'examen de dossiers, des enquêtes ou toute autre méthode comparable que l'examinateur juge appropriée, à condition que cette méthode ne compromette pas l'indépendance ou l'intégrité de l'examen. L'examen peut également solliciter les commentaires des employés au moyen de questionnaires ou d'outils similaires. Les examens peuvent être effectués par le CCO, le CEC, des consultants ou conseillers externes, des auditeurs ou d'autres membres du personnel d'Amazing (à condition qu'ils disposent des connaissances et de l'expertise nécessaires pour évaluer l'efficacité des éléments du plan de conformité qu'ils examinent et qu'ils soient indépendants des fonctions examinées).

      Le CCO et le CEC documenteront la conception, la mise en œuvre et les résultats de leur examen du programme de conformité, ainsi que toutes les mesures correctives identifiées à la suite de cet examen. Lorsque les politiques et procédures s'avèrent inefficaces ou obsolètes, elles seront révisées de manière appropriée. La mise en œuvre de ces mesures correctives sera documentée par le CCO. Les résultats de l'examen du programme de conformité, y compris les mesures correctives requises identifiées, seront communiqués au directeur général, à la direction, au CEC et à l'autorité de gouvernance.

VII. RÉPONDRE AUX PROBLÈMES DE CONFORMITÉ ET ÉLABORER DES PLANS D'ACTIONS CORRECTIVES

La cohérence engendre la fiabilité, qui à son tour engendre la persévérance. Ainsi, le succès à long terme de ce programme nécessite une application cohérente de ses principes. Amazing vise à maintenir un programme efficace, notamment en récompensant de manière appropriée les performances et la participation exceptionnelles en matière de conformité, ainsi qu'en sanctionnant de manière appropriée les violations du programme, la complicité ou la tolérance à l'égard de comportements non conformes ou l'incapacité à détecter, traiter ou signaler une infraction au titre du présent programme, le tout de manière cohérente et équitable.[33] Cette constance devrait fournir la stabilité nécessaire pour mettre en place et maintenir un programme efficace, complet et durable.

Pour ce faire, des procédures et des systèmes de programme de conformité seront mis en place et maintenus pour : (a) répondre rapidement aux problèmes de conformité au fur et à mesure qu'ils sont soulevés ; (b) enquêter sur les problèmes de conformité potentiels identifiés au cours de l'audit et du contrôle internes effectués conformément au programme d'audit et de contrôle d'Amazing, tel que décrit dans la section VI du présent plan de conformité ; (c) corriger ces problèmes rapidement et complètement afin de réduire le risque de récurrence ; et (d) assurer une conformité continue avec les lois, règles et réglementations fédérales et de l'État, ainsi qu'avec les exigences du programme Medicaid.

En cas de détection d'une infraction, de violation avérée ou de lacune généralisée – à la suite d'une enquête rapide et appropriée[34] menée par l'assurance qualité, la CEC, le personnel d'Amazing et/ou des consultants externes – Amazing prendra des mesures rapides et décisives pour réagir de manière appropriée et empêcher que cela ne se reproduise.[35] Cela peut inclure des mesures disciplinaires à l'encontre des personnes concernées ayant commis l'infraction[36]; la révision des politiques existantes, des programmes de formation et d'éducation et des pratiques de l'entreprise et/ou de la manière dont ils sont mis en œuvre ; le remboursement des paiements indus ; la déclaration obligatoire[37]; les divulgations volontaires ; et/ou des modifications du programme de conformité lui-même. La détermination de la réponse appropriée à une infraction sera effectuée par certains membres du personnel d'Amazing, des membres du CEC, le service d'assurance qualité, des consultants et/ou des conseillers juridiques, en fonction des circonstances particulières. Le personnel compétent d'Amazing mettra ensuite en œuvre les mesures correctives dès que possible et de manière aussi publique que possible, afin de faciliter l'apprentissage des leçons et de montrer le sérieux avec lequel Amazing traite la conformité et l'éthique. Des audits et/ou un suivi de contrôle peuvent être mis en place, le cas échéant, afin de s'assurer que les mesures correctives ont eu l'effet escompté et que les problèmes sous-jacents ont été suffisamment résolus.[38] Le CCO peut faire appel à des experts, des auditeurs ou des conseillers externes pour l'aider dans son enquête, le cas échéant.

En outre, des enquêtes externes, des audits et des demandes d'informations peuvent être lancés par des agences gouvernementales fédérales et étatiques, d'autres tiers payeurs ou sous-traitants, ainsi que par des agents des forces de l'ordre (collectivement,les « Demandes »). Bien qu'Amazing s'engage pleinement à coopérer de manière appropriée et sincère avec les Demandes légitimes, la gestion de cette coopération nécessite souvent l'intervention de personnel juridique et/ou chargé de la conformité, capable d'évaluer les nombreux droits et responsabilités complexes, et souvent contradictoires, en jeu. Par conséquent, veuillez immédiatement transmettre toutes les Demandes au responsable administratif, qui pourra contacter les parties concernées afin d'y répondre de manière appropriée après avoir pris en compte les questions de confidentialité, de vie privée et de nombreux autres facteurs prévus par la loi. Le personnel juridique et chargé de la conformité dirigera la coopération sincère, rapide et complète avec ces demandes, conformément à la loi.[39]

L'OCC documentera de manière approfondie toutes les enquêtes liées au respect des règles, y compris (a) la nature de toute violation présumée et une description de la procédure d'enquête utilisée pour enquêter sur la violation présumée, et (b) des notes d'entretien écrites et d'autres documents démontrant la réalisation d'une enquête approfondie sur la question. Pour chaque enquête de conformité, l'OCC documentera rapidement ses conclusions sur les points suivants :

• S'il y a effectivement non-conformité ;
• Quelles sont les parties responsables de cette non-conformité ;
• le plan d'action correctif approprié (par exemple, une nouvelle formation, des mesures disciplinaires, la formulation de procédures visant à prévenir de futurs cas de non-conformité et d'autres actions visant à améliorer le plan de conformité) ; et
• Après consultation d'un conseiller juridique, déterminer si une violation particulière doit être signalée en vertu de la législation fédérale ou nationale applicable et s'il existe des paiements excédentaires qui doivent être signalés et restitués conformément à la politique d'Amazing en matière de paiements excédentaires.

Enfin, si Amazing identifie des preuves crédibles de violation d'une loi, d'une règle ou d'un règlement fédéral ou étatique, ou si elle croit de manière crédible qu'une telle violation a été commise, Amazing signalera rapidement cette violation à l'entité gouvernementale appropriée, lorsque cette déclaration est exigée par la loi, la règle ou le règlement. Le CCO conservera des copies de tous les rapports ou informations soumis aux autorités gouvernementales dans le cadre de cette exigence.

CONCLUSION

Comme indiqué ci-dessus, le présent plan de conformité ne constitue pas une présentation exhaustive des règles et pratiques du programme de conformité. Il s'agit plutôt d'un moyen de transmettre les idéaux d'Amazing, dont le contenu et l'esprit doivent être appliqués de manière appropriée par les personnes concernées en faisant preuve de bon sens. Si vous souhaitez obtenir des précisions sur un aspect quelconque du présent plan de conformité ou du programme de conformité, veuillez contacter le responsable de la conformité ou un membre du comité d'éthique et de conformité, ou appeler anonymement la ligne d'assistance téléphonique.

Grâce à notre engagement commun et à notre participation au programme de conformité, nous pourrons prévenir et détecter efficacement les actes répréhensibles et promouvoir la qualité des soins, ce qui nous permettra d'atteindre un succès à long terme.

ADOPTION PAR L'AUTORITÉ GOUVERNANTE

Le présent plan et les présentes politiques de conformité ont été adoptés par l'autorité dirigeante et sont entrés en vigueur le 1er janvier 2024. Le programme de conformité sera examiné et, le cas échéant, révisé chaque année par la suite.

EXPOSÉ A

NORMES DE CONDUITE

OBJECTIF :

L'objectif de ces normes de conduite est de promouvoir et de maintenir le plus haut niveau de normes professionnelles et éthiques dans la conduite des activités d'Amazing Home Care Services, LLC (ci-après dénommée «Amazing »). Amazing accorde la plus grande importance à sa réputation d'honnêteté, d'intégrité et de normes éthiques élevées. Les normes de conduite contiennent des normes de comportement et de pratiques éthiques pour Amazing et les personnes concernées (telles que définies ci-dessous) qui ont une incidence sur toutes les relations avec les collègues, les patients, la communauté et la société dans son ensemble, ainsi que des normes régissant le comportement personnel directement lié au rôle et à l'identité d'Amazing. Les normes de conduite ont pour but d'informer les personnes concernées, les responsables locaux, régionaux et fédéraux, ainsi que la communauté dans son ensemble, qu'Amazing attend et exige de toutes les personnes associées à Amazing qu'elles respectent toutes les lois et réglementations applicables, qu'elles préviennent, qu'elles aident Amazing dans ses efforts pour détecter et dissuader la fraude, le gaspillage et les abus, et qu'elles adhèrent aux normes énoncées dans les présentes normes de conduite.

APPLICABILITÉ :

Ces normes ne peuvent être respectées et maintenues que grâce aux actions et au comportement de toutes les personnes dont les responsabilités professionnelles ont une incidence ou un impact sur les domaines à risque d'Amazing (tels que définis dans le plan de conformité), y compris les employés d'Amazing, le directeur général et les autres cadres supérieurs, les gestionnaires, les médecins, les fournisseurs, les vendeurs, les entrepreneurs, les agents, les sous-traitants, les entrepreneurs indépendants, les associés commerciaux, les stagiaires, les bénévoles, les membres de l'autorité dirigeante et les dirigeants de l'entreprise (collectivement,les « personnes concernées »). Chaque personne concernée est tenue de se comporter de manière à garantir le respect de ces normes. Les actions et le comportement des personnes concernées ainsi que leur conformité à ces normes de conduite seront des facteurs importants dans l'évaluation du jugement et de la compétence d'une personne concernée, et constitueront un élément important de toutes les évaluations de performance et décisions de renouvellement de contrat.

POLITIQUE :

Éthique et conformité

Amazing a une responsabilité éthique envers les patients et la communauté qu'elle sert, et elle s'acquitte de cette responsabilité en offrant des soins, des traitements, des services et des pratiques commerciales éthiques. Toutes les personnes concernées sont tenues de respecter les valeurs, l'éthique et la mission d'Amazing.

La mission d'Amazing, les politiques et procédures d'Amazing et les pratiques commerciales d'Amazing doivent être cohérentes avec le soutien et la protection des droits des patients dans tous les aspects des soins, des traitements et des services fournis.

Toutes les personnes concernées doivent mener toutes leurs activités personnelles et professionnelles avec honnêteté, intégrité, respect, équité et bonne foi, de manière à donner une image positive d'Amazing et dans le meilleur intérêt de la population de patients et de la communauté desservie.

Les personnes concernées doivent connaître et respecter toutes les lois et réglementations fédérales et étatiques applicables, ainsi que les exigences des programmes de soins de santé, les pratiques industrielles acceptées et les normes professionnelles qui s'appliquent à Amazing et ont un impact sur la prestation de services, la documentation, la facturation et les activités quotidiennes d'Amazing, de ses employés et de ses agents. Cela inclut les exigences relatives à la confidentialité des informations personnelles sur la santé.

Chaque personne concernée qui est impliquée de façon importante dans la prestation de services, la documentation, le codage ou la facturation a l'obligation de se familiariser avec toutes les lois et tous les règlements applicables, ainsi qu'avec les politiques et les procédures internes d'Amazing relatives à ces fonctions, et de se conformer en tout temps aux exigences de ces lois et règlements. En cas de doute ou d'incertitude concernant ces exigences, il incombe à chaque personne concernée de demander conseil à un responsable compétent d'Amazing, tel que le responsable de la conformité.

Il incombe à chaque personne concernée de signaler toute situation susceptible d'enfreindre les réglementations applicables ou les exigences du présent programme de conformité, conformément au plan de conformité de l'entreprise. Les prétextes d'ignorance, de bonnes intentions et de mauvais conseils ne sont pas acceptables comme excuses pour justifier une non-conformité ou le fait de ne pas avoir signalé une non-conformité. Personne chez Amazing n'a le pouvoir d'ordonner ou d'encourager une personne concernée ou toute autre personne à enfreindre une loi, une règle ou un règlement, et ni l'autorité dirigeante, ni les propriétaires d'Amazing, ni sa direction ne souhaitent que quiconque enfreigne une exigence pour quelque raison que ce soit. Chaque personne concernée est responsable de ses propres actes et sera tenue pour responsable de manière appropriée.

Les personnes occupant des postes de supervision ont la responsabilité supplémentaire de vérifier que le personnel supervisé comprend et respecte les normes de conduite professionnelle et commerciale énoncées dans les présentes normes de conduite.

Soins aux patients et pratiques étonnantes liées à la prestation de services

1. Amazing s'engage à fournir à chaque patient dûment certifié et éligible les soins et/ou services nécessaires et raisonnablement susceptibles de promouvoir, maintenir ou restaurer la santé ou d'atténuer les effets de la maladie et de l'invalidité, et c'est cet engagement qui guidera tout ce qui se fait à Amazing.
2. Amazing doit suivre les règlements en vigueur pour servir les patients, y compris, mais sans s'y limiter, ne pas faire de discrimination fondée sur la source de paiement ou la race, la couleur, la religion, l'origine nationale, le sexe, l'âge, le handicap ou toute autre caractéristique protégée par la loi.
3. Les membres du personnel d'Amazing doivent être suffisamment compétents et qualifiés pour répondre aux besoins spécifiques de ses patients, conformément aux exigences fédérales et étatiques et aux autres réglementations pertinentes.

Toutes les personnes concernées doivent maintenir leurs compétences et leurs connaissances dans le secteur des soins de santé et dans les normes commerciales générales, le cas échéant.

Les prestataires de services de santé sous contrat doivent respecter les normes de qualité et d'éthique d'Amazing, ainsi que les exigences de la loi new-yorkaise sur les services sociaux (Social Services Law § 363-d).

Le matériel de marketing doit représenter fidèlement Amazing auprès du public quant aux types ou à la qualité des soins, des traitements et des services qu'Amazing peut fournir, directement ou indirectement par le biais d'un accord contractuel.

Amazing ne recevra, n'acceptera ni n'offrira aucune rémunération pour l'orientation ou le transfert de patients, en violation de la loi anti-corruption.

Dans la mesure du possible, les patients, les familles et les tuteurs légaux sont associés aux décisions concernant les soins, les traitements et les services aux patients, y compris les questions éthiques, sous réserve de toutes les lois applicables en matière de protection de la vie privée et de confidentialité.

L'efficacité et la sécurité des soins, des traitements et des services fournis par Amazing sont les mêmes pour tous les patients et ne dépendent pas de la capacité de paiement du patient.

L'Amazing met en œuvre et maintient un processus d'évaluation de la qualité des soins ou des services rendus.

Facturation et réclamations

Amazing ne facture que les services effectivement commandés, codés avec précision, vérifiés, médicalement nécessaires et documentés de manière adéquate et précise.

Les pratiques de facturation d'Amazing doivent respecter et être conformes aux réglementations fédérales, étatiques et locales, ainsi qu'aux exigences des programmes applicables, y compris toutes les exigences de Medicaid et/ou du Bureau de l'inspecteur général de Medicaid (OMIG) et des directives du ministère de la santé (DOH).

Amazing conservera tous les documents requis pour justifier les demandes de remboursement et les paiements pendant au moins six ans, ou plus longtemps si les lois, règles ou règlements applicables, les exigences du programme, les exigences contractuelles ou les politiques d'Amazing en matière de conservation des dossiers l'exigent.

Pratiques commerciales

Les personnes concernées n'ont pas le droit d'exploiter leurs relations professionnelles à des fins personnelles et doivent préserver la confidentialité des informations et des pratiques commerciales et financières d'Amazing.

Les personnes concernées doivent protéger les informations confidentielles et exclusives et les secrets commerciaux d'Amazing, notamment en s'abstenant de partager des listes, des rapports, des politiques et des procédures, des formulaires, des plans d'affaires, des supports électroniques, des processus ou des systèmes avec des concurrents ou toute autre personne extérieure à l'entreprise, même après la fin de leur emploi ou de leur relation avec Amazing.

Les personnes concernées s'abstiennent de participer à tout soutien ou publicité qui porte atteinte à la crédibilité et à la dignité de l'Amazing et de la profession.

Les personnes concernées ne doivent permettre à aucun intérêt financier extérieur ou intérêt personnel concurrent d'influencer leurs décisions ou leurs actions prises au nom d'Amazing. Les personnes concernées doivent éviter toute situation dans laquelle il existe ou pourrait exister un conflit d'intérêts entre leurs intérêts personnels et ceux d'Amazing. Toutes les personnes concernées doivent divulguer toute situation dans laquelle il existe ou pourrait exister un conflit d'intérêts entre leurs intérêts personnels et ceux d'Amazing. Les personnes concernées ne peuvent pas s'engager dans des activités dans lesquelles un conflit d'intérêts réel ou potentiel pourrait exister, à moins que ce conflit d'intérêts réel ou potentiel n'ait été divulgué et approuvé par le responsable de la conformité et/ou l'autorité dirigeante d'Amazing.

Amazing s'efforce d'améliorer en permanence les processus, les fonctions et les services de gestion des entreprises.

Il est strictement interdit de pratiquer ou de faciliter toute forme de discrimination. Amazing mettra en place des mesures de protection afin de prévenir toute pratique discriminatoire. Les personnes concernées doivent respecter à tout moment l'interdiction de discrimination et se conformer en permanence aux politiques et mesures de protection adoptées par Amazing afin de prévenir toute discrimination.

Amazing et les personnes concernées ne paieront ou ne fourniront jamais d'argent, de cadeau ou tout autre objet de valeur à un enquêteur ou à un fonctionnaire en guise de pot-de-vin, pour l'inciter à agir ou à ne pas agir, ou à toute autre fin illicite.

VIOLATIONS :

Les personnes concernées qui ignorent ou méconnaissent les principes des présentes normes de conduite feront l'objet de mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu'à la restitution et la cessation d'emploi (ou la résiliation du contrat, dans le cas des contractants).

CERTIFICATION :

Je certifie par la présente avoir reçu une copie des normes de conduite d'Amazing, les avoir lues, comprises et acceptées. J'accepte en outre de remplir mes obligations afin d'aider Amazing à garantir sa conformité avec les lois, règles et réglementations applicables, et à prévenir, détecter et dissuader toute fraude, tout gaspillage et tout abus.

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Name:____________________________

Date : _____________________________

[1] Le nombre incalculable de lois, règles, réglementations et normes applicables rend impossible leur présentation exhaustive. Par conséquent, l'omission d'une autorité particulière dans le présent plan de conformité ou dans le cadre du programme de conformité ne diminue en rien l'obligation des personnes concernées de se conformer à toutes les exigences opérationnelles. De plus amples informations sur les réglementations en vigueur, ainsi que les documents sources et leurs résumés, sont disponibles sur demande auprès du CCO ou d'un membre du CEC, ou via la hotline.

[2] Les employés n'appartenant pas à Amazing et n'ayant que peu ou pas d'implication dans la prestation ou la facturation de services ou de fournitures de soins de santé (par exemple, les prestataires de maintenance) peuvent être exemptés de certaines parties du programme, le cas échéant.

[3] La volonté d'Amazing de rendre ce programme unique et essentiel aussi compréhensible et convivial que possible pour toutes les personnes concernées a donné lieu à la rédaction de documents délibérément moins formels et plus familiers que les autres politiques et procédures de l'entreprise. Néanmoins, ce programme n'en est pas moins officiel que les autres politiques ou procédures d'Amazing et fait partie intégrante des règles de l'entreprise.

[Les procédures de mise en œuvre du programme peuvent être modifiées pour les contractants, comme décrit dans le présent plan de conformité.

[Le fait de renoncer à de tels paiements peut également impliquer la loi anti-corruption (c'est-à-dire lorsqu'ils sont proposés pour persuader les résidents de prolonger leur traitement).

[L 'Amazing peut faire appel à des tiers pour réaliser ces évaluations, le cas échéant.

[7] Les domaines hautement sensibles qui peuvent nécessiter une attention particulière comprennent la nécessité médicale, l'admissibilité à Medicare ou Medicaid, les soins inadéquats, de qualité inférieure ou insuffisants, les évaluations et classifications de l'utilisation, la surutilisation, la facturation en double, les rapports de conflit, la surcodification, le dégroupage, la répartition des coûts liés à la coordination des soins à domicile, l'exactitude des rapports de coûts et la garantie que les entrées de facturation reflètent correctement les soins fournis et sont correctement documentées, datées et signées. Une vigilance supplémentaire peut être jugée appropriée lors de la modification ou de l'amendement des dossiers médicaux et de facturation afin de garantir que des méthodes acceptables sont utilisées.

[8] La possession abusive de prestations de santé, si elle est confirmée, peut justifier un signalement aux autorités fédérales et/ou étatiques, selon les circonstances spécifiques. De telles décisions nécessiteront probablement l'intervention d'un conseiller juridique.

[9] Amazing peut également imposer aux personnes concernées l'obligation de divulguer toute exclusion, suspension ou condamnation au moment de leur embauche et si de telles décisions sont rendues à tout moment pendant leur affiliation à l'entreprise. Un contrôle accru peut être effectué et des divulgations supplémentaires peuvent être exigées des personnes concernées occupant des postes d'influence ou à haut risque et celles investies d'un pouvoir discrétionnaire. Amazing peut également exiger de ses partenaires commerciaux, agences et sous-traitants qu'ils adoptent des initiatives similaires concernant leurs employés qui fournissent des services chez ou à Amazing. Veuillez consulter le manuel de l'employé et le manuel des politiques et procédures pour plus de détails sur ces politiques et procédures.

[10] Parmi les exemples courants de « rémunérations » potentiellement problématiques, on peut citer les billets pour des événements sportifs ou des pièces de théâtre, les cadeaux de Noël somptueux et les voyages organisés, qui peuvent être interprétés comme des actes malveillants. Parmi les exemples courants de « rémunérations » acceptables, on peut citer les fournitures de bureau peu coûteuses, les repas simples et les cartes-cadeaux d'une valeur symbolique, à condition que leur remise n'ait pas pour objectif de générer des affaires. Comme indiqué ci-dessus, la légitimité de tout avantage au regard de la loi anti-rétrocommissions dépendra en fin de compte de l'intention des parties.

[Ce principe est particulièrement important pour les médecins en vertu de la loi fédérale sur l'autoréférence des médecins ( Physician Self-Referral Law), communément appelée "loi Stark", et des lois des États qui s'y rapportent.

[Bien que la responsabilité de se familiariser avec les règlements et de les respecter incombe à chaque personne concernée, Amazing peut, de temps à autre, s'efforcer de promouvoir la sensibilisation et d'encourager le respect de certains règlements - par le biais de programmes, d'activités, de cours et/ou de publications, selon le cas.

[Les caractéristiques et les fonctionnalités de la ligne d'assistance pour la conformité et l'éthique sont abordées en détail ci-dessous.

[14] Les situations potentiellement problématiques visées ici comprennent : travailler pour ou avec un concurrent d'Amazing ; détenir des parts ou être employé par une entité externe qui fait affaire avec Amazing ; ou utiliser ou divulguer des informations confidentielles ou privées concernant Amazing à des fins personnelles ou pour le bénéfice d'un membre de la famille. Tout arrangement de ce type doit être discuté avec et approuvé par le directeur de la conformité, un membre du comité exécutif et/ou un conseiller juridique, selon le cas.

[Cette politique renforce et complète les lois et règlements en vigueur qui interdisent les représailles à l'encontre des véritables performances en matière de conformité.

[L'HIPAA impose un minimum de six ans pour la conservation des dossiers médicaux, par exemple.

[Dans le cas où les procédures habituelles de conservation des documents doivent être suspendues (audits, enquêtes, procès), les personnes concernées doivent être informées de cette suspension et recevoir des instructions sur les circonstances particulières.

[Les efforts de mise en conformité peuvent inclure la conservation des documents papier et la cybersécurité ; des restrictions concernant l'obtention, la discussion ou la destruction d'informations confidentielles ; la limitation de l'accès aux informations sensibles à des personnes affectées actives spécifiques ; et des procédures d'autorisation et de notification des violations, le tout conformément aux règlements en vigueur.

[Veuillez vous référer au manuel approprié pour connaître les nombreuses politiques et procédures d'Amazing concernant la protection et le traitement des informations privées, l'utilisation des appareils électroniques et des médias sociaux, ainsi que les processus de divulgation et d'autorisation.

[Les lois fédérales et nationales sur les droits des patients sont mises à la disposition des personnes concernées.

[21] Les domaines prioritaires devraient être déterminés en fonction des tendances générales du secteur telles qu'elles ressortent des plans de travail, des rapports, des enquêtes et des mesures d'application de la loi des organismes gouvernementaux, ainsi que des tendances propres à chaque entreprise telles qu'elles ressortent des évaluations de rendement, des audits internes et externes et des questions traitées dans le cadre du programme. Les interactions avec le personnel, les patients et les membres de leur famille, ainsi que leurs commentaires, devraient également jouer un rôle dans ce processus.

L'établissement de priorités joue également un rôle clé après l'identification de problèmes ou de tendances potentiels, car l'évaluation du type et de la gravité de l'incident ou du problème et le rôle des parties concernées dans l'entreprise doivent être pris en compte pour déterminer l'urgence et la gravité avec lesquelles les questions doivent être traitées.

[L'engagement d'Amazing en faveur de la sécurité des patients et de la qualité des soins peut obliger la fonction d'assurance qualité (" AQ ") - par exemple, en cas d'erreurs récurrentes, d'insuffisances, d'absence d'amélioration des résultats pour les patients, d'événements indésirables ou de griefs relatifs à certaines mesures de qualité ou questions de réglementation[ 22] - à recourir aux services de la CEC, le cas échéant, pour enquêter, évaluer, corriger et/ou contrôler les questions au nom de l'AQ, ainsi que pour effectuer des examens cliniques afin de s'assurer que les patients reçoivent des services appropriés.

[23] La Charte doit être révisée au moins une fois par an et mise à jour si nécessaire. Les révisions et modifications annuelles doivent être consignées de manière appropriée.

^[24] Les autres responsabilités des membres de la CEC seront limitées autant que nécessaire afin de garantir que leur capacité à s'acquitter des responsabilités qui leur incombent en vertu des présentes ne soit pas entravée.

[En cas de remplacement des membres du CEC ou de modification de leurs coordonnées, la fiche de contact peut être révisée et affichée dans les bureaux de l'entreprise, distribuée au personnel ou communiquée d'une autre manière aux personnes concernées.

[En cas de problème important ou de tendance ou d'incident particulièrement troublant, le CBC et/ou le CEC peuvent estimer qu'il convient de faire remonter l'affaire et qu'un rapport immédiat à la direction générale concernée est justifié.

[Les thèmes des programmes de formation et d'éducation généraux et/ou ciblés peuvent inclure : les risques liés à la qualité des soins ; la facturation ; le remboursement ; la documentation ; l'exclusion de la participation aux programmes de soins de santé ; l'accréditation appropriée ; la rémunération pour inciter ou récompenser les recommandations ; le marketing ; le devoir de déclaration ; la protection de la vie privée et la confidentialité ; et les domaines dans lesquels les réglementations ou les pratiques du secteur ont récemment changé.

[28] Cette formation et cette éducation en matière de conformité s'ajoutent au programme complet de formation et d'éducation d'Amazing, qui vise à guider et à préparer de manière adéquate toute personne travaillant pour ou avec Amazing, à quelque titre que ce soit, afin qu'elle puisse s'acquitter de ses responsabilités conformément aux normes et pratiques acceptées dans le secteur. En outre, reconnaissant le rôle clé que jouent la formation et l'éducation dans la prestation de soins de haute qualité conformes aux lois en vigueur et aux normes morales, le CEC peut se concentrer sur l'adéquation et l'efficacité du matériel pédagogique et des programmes pertinents dans le cadre d'enquêtes sur des problèmes de conformité identifiés et peut suggérer des modifications dans le cadre du processus de mesures correctives, comme indiqué ci-dessous.

[29] Bien que l'uniformité et l'impartialité soient valorisées, les obligations de participation des personnes concernées peuvent varier en fonction de leur poste et de leur relation. Un responsable ou un superviseur, par exemple, peut être tenu à un niveau de responsabilité plus élevé en cas de défaillance dans la détection ou le traitement de questions juridiques ou de conformité.

[30] Les mesures disciplinaires seront prises conformément à la politique de l'entreprise, telle qu'énoncée dans le manuel de l'employé. En outre, les autorités compétentes peuvent imposer des amendes civiles ou pénales, l'exclusion du programme et/ou des peines d'emprisonnement.

[Des audits, des contrôles et/ou des vérifications ponctuelles peuvent être effectués dans des domaines spécifiques ainsi que dans le cadre du programme lui-même.

[L 'étonnement peut également conduire des entretiens de départ avec les employés pour solliciter des informations sur des cas connus ou suspectés de non-conformité ou de pratiques non conformes, parmi d'autres méthodes acceptées.

[33] Bien que l'uniformité et l'impartialité soient valorisées, les obligations de participation des personnes concernées peuvent varier en fonction de leur poste et de leur relation. Un responsable ou un superviseur, par exemple, peut être tenu à un niveau de responsabilité plus élevé en cas de manquement à son obligation de détecter, de signaler ou de traiter des problèmes juridiques ou de conformité.

[Les enquêtes doivent être approfondies et transparentes et peuvent inclure, le cas échéant, l'examen de la documentation ou des dossiers, l'interrogation des parties concernées et de toute autre personne disposant d'informations utiles, le visionnage de séquences de surveillance, l'analyse des causes profondes, l'inspection d'éventuelles occasions manquées de détecter des problèmes, et/ou la recherche des lois et règlements pertinents.

[Bien que les mesures correctives ne soient généralement prises qu'une fois que la faute présumée est avérée, des mesures immédiates visant à remédier à un préjudice potentiel peuvent être prises dans l'attente des résultats d'une enquête lorsque certaines questions exceptionnellement sensibles et lourdes de conséquences sont en jeu.

[Les infractions à ce programme comprennent non seulement la violation expresse de ses préceptes ou de son esprit, mais aussi le fait d'encourager, de diriger, de faciliter ou de permettre un comportement non conforme, ainsi que le fait de ne pas signaler ou de ne pas traiter les violations connues ou suspectées.

[Les groupes extérieurs auxquels certains incidents ou problèmes doivent être signalés comprennent, sans s'y limiter, les services de santé de l'État et/ou fédéraux, les agences de conformité, les autorités réglementaires et les responsables de l'application de la loi.

[Comme indiqué ailleurs dans le présent plan de conformité, la CCE s'efforce de documenter et d'archiver tous les efforts de mise en conformité - depuis les stratégies d'enquête jusqu'aux entretiens, en passant par l'examen des documents ou des preuves, les analyses des causes profondes, les plans de correction, les mesures correctives mises en œuvre, les audits et/ou contrôles de suivi et toutes les autres mesures prises - selon les besoins et les circonstances.

[Les contacts habituels avec le gouvernement, tels que les enquêtes du département de la santé de l'État, doivent être traités conformément aux politiques et procédures habituelles d'Amazing.